BeatriceHusman

Välkommen till SharePoint och Exchangeforum 2009, nordens största konferens rörande SharePoint och Exchange, nu för sjätte året i rad! Med talare från olika delar av världen har SharePoint och Exchangeforum 2009 möjlighet att hålla en mycket hög nivå, något som alltid varit det huvudsakliga skälet till dess framgång och det som uppskattats mest. Som vanligt har vi också en trevlig kväll tillsammans där du får chans att knyta nya kontakter och träffa talarna under avspända former.

Som vanligt finns våra populära ”nerd-spår” med djup teknisk inriktning, men i år kommer vi utöka antalet sessioner som riktar sig till slutanvändare och beslutsfattare. Målet är att ge konkreta och praktiska tips på hur ni kan lösa vanliga behov och utmaningar. Denna del kallar vi ”Best Practice” och ersätter föregående års ”Power User” spår.

Vi har i år begränsat antal platser till 160 och ett antal är redan bokade. Så ta chansen och se några av de främsta experterna i världen visa upp dessa fantastiska produkter innan det är för sent!

FAKTA

NÅGRA AV ÅRETS TALARE – OBS denna lista är preliminär!

SPÅR

Syftet med de första två spåren är som vanligt att ge tekniskt avancerad information om viktiga ämnen och funktioner, t ex Migrering till Exchange 2010, Konfiguration av Office Communication server (OCS), Integrering av MS ISA och Exchange & SharePoint, Migrering till SharePoint 2010, Tips för SharePoint-programmerare, SharePoint Designer tips & tricks, Web Content, Business Data Catalog-tjänsten, plus mycket mer.
Syftet med spåret ”Best Practice” är att ge klara och praktiska tips och tricks om hur du arbetar smartare och effektivare med dagens versioner av SharePoint, Exchange och Office: Nyheterna i SharePoint 2010, Effektivare Dokumenthantering i SharePoint, Web Content Management i MOSS, Projekthantering, Introduktion till MS Office 2010, Nyheterna i Outlook 2010, Fördelarna med Exchange 2010 & Office Communication Server, Unified Messaging, med mera. I detta spår kommer även Case Studies presenteras, där erfarenheter från faktiska installationer redovisas.

1. När vi lägger till nya länkar under ”Mina Länkar” finns ej alternativet att öppna länken i nytt fönster?

a. Det stämmer, det alternativet finns ej. Det går heller inte att göra någon inställning för att få fram det alternativet. Vi får se om förbättringar gjorts till nästa version av SharePoint. Men med SharePoint Designer kan länklistan göras om så det öppnas i nytt fönster.

2. Finns det möjlighet att hantera aviseringar på en högre nivå, tex för en supportavdelning som vill ha möjligheten att se alla aviseringar för en viss person?

a. Det finns idag ingen möjlighet att se en persons alla aviseringar på toppnivå, däremot kan vi gå in på den site som vi är intresserade av och här få veta alla aviseringar som ligger på denna site. Det gör vi genom att gå till rätt site, klicka på ”Site actions” sedan ”Site Settings” och sedan under kolumnen ”Site Administration” hittar vi ”User alerts”.

b. Det enklaste sättet är självklart att varje person själv ansvarar för sina alerts via sin Outlook, under ”Verktyg” sedan ”Regler och aviseringar” växla till fliken ”Hantera aviseringar” – där ser ni samtliga aviseringar, oavsett webbplats.

c. Det finns flera tredjeparts program som går att köpa för att kunna se det som efterfrågas i frågan; t ex http://store.bamboosolutions.com/ps-74-5-alerts-administrator.aspx

3. Om vi går in på ett dokumentbibliotek och använder snabbmenyn vid ett specifikt dokument, finns det ett alternativ som heter ”Skicka till” och ”Annan Plats”. Vad är tanken här?

a. Tanken är att lösa ett vanligt problem, som bygger på att dokument skapas på många olika ställen men vissa av dem ska vara åtkomlig på ett centralt dokumentcenter, oavsett var de är skapade. Antag t ex att vi har en Site som är känslig och enbart öppen för ett fåtal, tex en ekonomi site. Vi har ett dokument i denna site som vi vill dela med oss till andra som inte är medlem i denna site. I stället för att sätta specifika rättigheter på dokumentet väljer vi istället att skicka dokumentet till en annan Site där användare har enbart läsrättigheter – vi får alltså två kopior av dokumentet, men med olika rättigheter och lagrade på olika platser. Tanken är inte att någon ska redigera detta publika dokument, det får endast de som har tillträde till ekonomi siten – Uppdateras originaldokumentet kan författaren påminnas om att det finns en publik kopia som kanske också ska uppdateras.

4. Om vi tex under Projekt X siten vill se dokument som ligger under Projekt Y siten, kan vi då det?

a. Vi ska undvika att sprida ut kopior av dokument då detta kan skapa förvirring (med undantag för punkt 3 ovan). För att svara på frågan kan vi lösa detta utan att sprida ut kopior med en webbdel som HumanData har utvecklat. Webbdelen går att lägga till på valfri site; den kommer då visa dem dokument som ligger under andra siter. För att du ska kunna se dessa dokument förutsätter det såklart att du har rättigheter till dokumenten på Y siten.

5. Versionshistorik?

a. Om vi väljer att ta bort ett dokument så att det hamnar i papperskorgen men sedan ångrar oss, kan vi återställa dokumentet. Versionshistoriken och metadata följer då med.

b. Om vi däremot väljer att flytta ett dokument från ett dokumentbibliotek till ett annat med hjälp av utforskarfönstret följer tyvärr inte versionshistoriken med.

c. I en MOSS miljö finns ett annat alternativ: Vi kan där välja att flytta ett dokument från en plats till en annan med hjälp av ”Site Actions” sedan ”Manage Content and Structure”. Då följer både metadatan och versionshistoriken med.

6. Kan vi anpassa brödsmuletexten (Senilsnöret)?

a. Ja, det går att anpassa via kod.

7. Om någon har checkat ut ett dokument, kan då någon annan gå in och välja ignorera utcheckning på samma dokument?

a. Det går men endast om de är ”ägare”, därför ska endast ett fåtal vara ägare.

8. Om vi är inne på en Teamwebbplats, har vi till vänster en snabbstart meny. Ovanför denna hittar vi ”Visa allt webbplatsinnehåll”. Kan vi välja att denna ej ska synas?

a. Ja, detta styrs med Master Page

9. Hur gör vi för att visa nyhetsartiklar som vi har under toppwebbplatsen på andra ställen på vårt intranät? Vilken webbdel är det som vi måste lägga till?

a. Enklast är det att använda webbdelen ”Content Query Web Part”, på svenska heter den ”Webbdel för Innehållsfrågor”. Den webbdelen kan visa alla nyheter från en viss subsite (t ex News) eller alla siter i en viss webbplatssamling (har man flera webbplatssamlingar fungerar den alltså inte – då finns 3:e partsprodukter). När du lägger upp denna webbdel på en sida så måste du konfigurera vad den ska visa. Det är bara MOSS som har denna webbdel!

10. Kan vi på något enkelt sett få en översikt över alla webbplatser och deras underwebbplatser och även se om det finns något innehåll sparat under dem eller om dem bara ligger tomma?

a. I MOSS under ”Site Actions” finns ”Manage Content and Structure”, på svenska heter den ”Hantera innehåll och struktur” – den visar en trädstruktur och dess innehåll. Du kan se innehållet i varje lista, var och en, men inte samtidigt alla listorna. Med Content Query Web parten kan du visa innehåll i alla listor av en viss typ. Man kan också bygga en egen web part som visar informationen på ett sätt som inte CQ web part gör.

11. Fråga om Outlook kalendern: Om jag kopplar min SharePoint kalender till Outlook, finns det då något sätt som gör att det jag fyller i under min SharePoint kalender även syns i min vanliga Outlook kalender?

a. Nej, det är ”by design” som Outlook håller isär den personliga kalendern och de som synkas in via SharePoint. Tänk dig att du har synkat 10 SharePoint kalendrar – det skulle bli väldigt svårt att ha koll på vad som är dina personliga bokningar då.  Med Outlook 2007 kan du däremot tillfälligt slå ihop dem, dvs att lägga en eller flera kalendrar ovanpå varandra så du ser den totala bokningen en viss dag eller vecka.

12. På portalsidan kan det finnas ett snabbstartfält till vänster. Kan vi välja att ta bort denna?

a. Snabbstarten (Quick Launch delen) på vänster sida styrs med Master Page. Testa och byt till annan Master Page via ”Site Actions” och ”Site Settings” och ”Modify All Site settings”, under kolumnen ”Galleries” klicka på ”Master Page”. Här finns ett antal exempel som MS skickar med MOSS. Med SharePoint Designer kan du göra egna.

13. Kan vi välja att vi vill se både toppflikarna, samt webbplatsen under toppfliken (1:a nivån) och underwebbplatsen till denna (2:a nivån)? Kan vi även se underwebbplatser i 3:e nivån?

a. Om vi vill se underwebbplatser i 2:a nivån under Toppflikarna måste vi manuellt ställa in detta på den specifika siten som underwebbplatsen ligger på. Dvs gå in på modersiten till underwebbplatsen, klicka på ”Site Actions” och ”Site Settings” sedan under kolumnen ”Look and Feel” hittar vi ”Navigation”. Högst upp finns nu en kryssruta för att visa underwebbplaster, subsites. Kryssa för denna och sedan Ok.

b. Om vi däremot vill visa underwebbplatser i 3:e nivån måste vi ställa in detta med SharePoint Designer.

Jag har haft svårt att urskilja vad som är vad när det gäller rättigheter och hur allt hänger ihop i SharePoint. Det pratas om behörighetsgrupper, SharePointgrupper men även om behörighetsnivåer. Vad är skillnaden mellan dessa? När säger vi behörighet och när säger vi rättighet?

SharePointgrupper

SharePointgrupper är grupper som bara finns i SharePoint – syftet är att styra vem som får göra vad på en webbplats och dess listor. Vi har våra vanliga SharePointgrupper som Medlemmar på Intranätet, Ägare på Intranätet osv. men vi kan även skapa helt nya grupper. Till varje SharePointgrupp hör specifika rättigheter. Vi lägger sedan till specifika personer eller grupper från AD i varje SharePointgrupp. Det är mycket enkelt att hantera rättigheter på detta sätt.

Om vi istället för SharePointgrupperna skulle lägga till varje person på företaget med specifika rättigheter till en webbplats (dvs. inte lägga personen i någon grupp) så skulle vi vara tvungna att redigera varje persons rättighetsinställningar så fort som personen ska få tillgång till att göra något ytterligare eller något mindre, till exempel om de byter avdelning.

Rättigheterna som tilldelats olika SharePointgrupperna bygger ofta på varandra. Vi har t.ex. SharePointgruppen Läsare: om vi ligger med i denna grupp så innebär det att vi har läsrättigheter på Intranätet. Sedan har vi SharePointgruppen Medlemmar: är du med här får du samma rättigheter som Läsare, plus att du får skapa, modifiera och radera information. En person som är med i flera SharePoint grupper får alla gruppernas rättigheter sammantaget.

SharePoint har en global lista kallad ”Grupper” där samtliga grupper finns, oavsett vilken webbplats de används på; denna lista syns i alla webbplatser - När vi ska lägga till en person (användare) i en av dessa SharePointgrupper så spelar det därför ingen roll om vi står i toppen på vår webbplatssamling (t.ex. på första sidan på Intranätet) eller om vi står på en underwebbplats. Det spelar heller ingen roll om platsen vi står på har ärvt behörigheterna från toppwebbplatsen. Jag vill dock poängtera att detta inte spelar någon roll så länge som vi ska lägga till en person i en befintlig SharePointgrupp.

Alla Personer

På samma sida som ”Grupper” finns också rubriken Alla Personer – Här visas alla personer som vi lagt till direkt från AD med specifika rättigheter, dvs. användare upplagda i SharePointgrupper syns inte här. Ibland är det praktiskt att kunna ge en specifik användare vissa behörigheter till en viss webbplats - Det kan t.ex. vara så att personen ska ha speciella rättigheter som inte passar ihop med någon befintlig SharePointgrupp, då lägger vi därför till den personen och Tilldelar behörighet direkt, till exempel Läsare. Denna person kommer då synas i listan Alla Personer. Jag vill poängtera följande. Om vi ska lägga till en person med specifika behörigheter så kan vi endast göra det om vi står på en underwebbplats där vi brutit arvet från toppen, denna person kommer då endast ha specifika rättigheter på just denna underwebbplats. Om vi vill lägga till en person med specifika rättigheter som ska slå igenom på hela intranätet måste vi stå i toppen av webbplatssamlingen, det kommer då slå igenom på alla webbplatser som ärver från toppen.

Att lägga till nya användare

När vi ska lägga till nya användare är det viktigt att vi reder ut om det idag finns en färdig SharePointgrupp som användaren ska ligga i, eller om personen ska ha specifika rättigheter. Bestäm också om dessa specifika rättigheter ska slå igenom på toppen och nedåt eller om de endast ska gälla på en speciell webbplats som inte ärver från toppen.

En bra grundregel för att se och administrera rättigheter för en specifik webbplats är att klicka på:

1. Webbplatsåtgärder (Eng: Site Actions)

2. Webbplatsinställningar (Eng: Site Settings)

3. Avancerade behörigheter (Eng: Advanced permissions)

Du kommer nu in till rättigheterna för just denna webbplats, du hamnar på något som kallas för webbplatsbehörigheter. Så fort som du står på webbplatsbehörigheter så visas rättigheterna för just denna webbplats.

Det är nu viktigt att du tar reda på om denna webbplats ärver från toppwebbplatsen eller inte. Det ser du i texten ovanför listan; se nedanstående bild:

Om du vill kan du nu klicka på nytt och lägga till en användare och tilldela den behörighet direkt. Denna användare kommer nu endast ha dessa specifika rättigheter på just denna webbplats eftersom att denna webbplats inte ärver från toppen. Om du däremot tilldelar användaren medlemskap i en SharePointgrupp så kommer denna person få åtkomst till alla webbplatser på hela intranätet där denna SharePointgruppen har fått behörighet – men vilka dessa webbplatser är ser du inte här, utan du får öppna webbplatserna och se om gruppen finns med eller inte. Som jag sa tidigare så spelar det ingen roll om du står på en webbplats som ärver eller inte ärver när du lägger till någon i en SharePointgrupp.

Grupper och Personer från AD

Det behöver inte bara vara personer från AD som vi ger åtkomst till webbplatserna utan vi kan även lägga till grupper ifrån AD - t.ex. om vi har en AD grupp som heter Ekonomigrupp kan vi tilldela gruppen specifika rättigheter på en webbplats som inte ärver från toppen, eller lägga in den som medlem i en SharePointgrupp.

”Rättighetsgrupp” = Behörighetssnivå

Många kallar behörigheterna ”Läsa” & ”Delta” med flera för rättighetsgrupper; detta har gjort mig förvirrad då jag förväxlade detta med SharePointgrupper. Den korrekta termen i SharePoint är Behörighetssnivå. Låt mig förklara. Dem som tillhör SharePointgruppen Medlemmar har en behörighetsnivå som kallas för Delta. Det innebär att dem har rätt att Läsa, Lägga till, Uppdatera och Ta bort, t ex dokument. Om vi väljer att lägga till en användare och tilldela den specifika rättigheter, dvs inte lägga den i någon SharePointgrupp, så kan vi välja att denna användare ska ha behörighetsnivån Delta. Ibland kan det dock hända att vi vill ha så pass specifika rättigheter för en användare att det inte finns någon passande behörighetsnivå för detta. Det finns då en möjlighet att skapa en ny rättighetsnivå, se nedan. Vi utgår då ifrån den rättighetsnivån som stämmer bäst in på den vi vill ha, vi kopierar denna och lägger nu till samt tar bort specifika delar som ska ingå i den rättigheten. När vi lagt upp rättighetsnivån kan vi nu lägga till en användare och tilldela den denna nya rättighetsnivå.

1. Öppna startsidan på intranätet

2. Klicka på: Webbplatsåtgärder / Webbplatsinställningar/Ändra alla webbplatsinställningar

3. Klicka på Avancerade behörigheter

4. Klicka på menyn Inställningar / Behörighetsnivåer

5. Skapa sedan en ny behörighetsnivå, eller öppna en befintlig och välj att kopiera den.

OBS: Endast administratören för webbplatssamlingen kan göra dessa ändringar!

När den nya behörighetsnivån är skapad kan du direkt tilldela den till SharePointgrupper eller enstaka användare eller AD-grupper.

Behörighet / Rättighet

Om du frågar mig betyder detta samma sak. Det är alltså upp till dig själv om du vill säga rättighet eller behörighet :-)

Oj vad spännande det är att vara här :-) Konferensen är extremt bra planerad och alla deltagare verkar trivas. Det är många seminarier som är spännande men tyvärr kan jag inte gå på alla. Jag har främst riktat in mig på Informationworker spåret.

Det är jättemycket folk av alla nationaliteter, det tog dock inte lång tid innan jag träffade på andra svenskar. Hittills har jag träffat 10 andra svenska personer här. Bland annat tre från SharePoint Community: Henrik Gelius, Lise Rasmussen och Caroline Göransson.

Keynote igår morse handlade främst om beslut och hur viktigt det är att beslut fattas för att vi inte ska fastna i ett projekt, det handlade om teamet som står bakom besluten och hur teamet ska arbeta för att uppnå bästa resultat. Jag har även varit på ett seminarium som handlade om Collaboration vs Publishingsites som var väldigt intressant. Alldeles nyss var jag på ett seminarium som handlade om Search, vilket jag verkligen såg fram emot då jag själv kan känna att denna inte alltid funkar som den ska. Tyvärr var talaren från Ungern och bröt extremt på engelska så det inte gick att höra vad hon sa :-( så hälften av deltagarna gick efter 5 minuter.

Här är "10 Step to SharePoint Success" enligt Joel Oleson (http://www.sharepointjoel.com)  

1. Overcome Denial to Confront Reality
2. Create a Plan
3. Exec Sponsor with Clear Vision
4. Create the 4 Quadrant Dream Team
5. Build Services not Stuff
6. Define Clear Policies and Standards
7. Invest in Scalable Information Architecture
8. Don´t forget Change Management
9. Adoption is What Counts
10. Keep it Simple Stupid

Nu ska jag pusta ut en stund och förbereda mig för kvällen, har nämligen blivit bjuden på middag av självaste Steve Smith (SharePoint MVP och ägare av Combined Knowledge). Det är han och alla MVP som ska vara med på middagen... och så lilla jag :-) jag får väl försöka säga ngt som inte låter för basic i deras öron... om jag inte förstår så ler jag bara :-) 

Genvägar är bra att använda om du t.ex. får ett mail med en bifogad fil som du vill spara ned i ett dokumentbibliotek i SharePoint. Eller om du tex ska skicka ett dokument som en bifogad fil till en person utanför företaget. Det finns ingen begränsning för antal genvägar. Att lägga upp en genväg är en engångsföreteelse, när du väl lagt upp den kommer den alltid att ligga kvar. Du kan nå genvägen ifrån alla Office relaterade program. Alla dessa ikoner som ligger i Spara som fönstret är såkallade Genvägar.

För att lägga till en genväg till ett specifikt dokumentbibliotek gör du på följande sätt:

• Öppna Intranätet och surfa in till det dokumentbibliotek som du vill skapa en genväg till
• Öppna upp ett nytt Word dok från dokumentbiblioteket genom att klicka på pilen bredvid Nytt och välj Word

• När Word väl öppnats klickar på Office knappen (Word 2007) eller Arkiv (Word 2003) och välj spara som
• Ett Spara som fönster öppnas nu och du ser att ditt dokumentbibliotek automatisk blivit valt som spara ner plats.

• För att lägga till genvägen till just denna plats ställer du dig med muspekaren i fältet till vänster (i samma fält som det står Den här datorn), vart som helst, och högerklicka och välj Lägg till….
• Du ser nu att en ikon med en genväg till detta dokumentbibliotek dykt upp, detta var både första och sista gången som du behövde lägga upp den. Den kommer nu alltid att finnas där.
• Gör nu på samma sätt för alla andra platser på Intranätet som du vill lägga upp en snabb genväg till. Detta för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna spara ner dokument på rätt plats.
• Eftersom genvägarna till dokumentbiblioteken ofta får liknande namn kan det vara klokt att döpa om genvägarna genom att ställa dig med muspekaren på genvägen, högerklicka och välja Byt namn (Rename).
• Om du har många genvägar och stora ikoner i detta fält skulle jag rekommendera att du högerklickar med muspekaren när du står i fältet och väljer Små ikoner.
• När du är nöjd med genvägen som du lagt upp ska du stänga ner Spara som fönstret. Detta gör du genom att klicka på Avbryt eftersom syftet inte vara att spara ner ett dokument utan endast att lägga upp en genväg. Stäng sedan ned Word dokumentet utan att spara. Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek.

Genvägar i Win Vista kallas även för Favoritlänkar och kan se ut på följande sätt:

För att lägga till en genväg till ett specifikt dokumentbibliotek gör du på följande sätt:

• Öppna Intranätet och surfa in till det dokumentbibliotek som du vill skapa en genväg till
• Öppna upp ett nytt Word dok från dokumentbiblioteket genom att klicka på pilen bredvid Nytt och välj Word

• När Word väl öppnats klickar du på Office knappen (Word 2007) eller Arkiv (Word 2003) och klicka vidare på Spara som
• Ett Spara som fönster öppnas nu och du ser att ditt dokumentbibliotek automatisk blivit valt som spara ner plats.

• Adressen till denna plats finner du högst upp i fönstret. I detta fall är adressen .......
• För att lägga till genvägen till just denna plats ska vi dra mappen ner till Favoritlänkar. Ställ dig med muspekaren på mapp ikonen som i detta fall finns framför texten Nätverk. Dra nu mappen ner till Favoritlänkar och släpp den när det står Skapa en länk i Länkar.

• Eftersom genvägarna till dokumentbiblioteken ofta får liknande namn kan det vara klokt att döpa om genvägarna genom att ställa dig med muspekaren på genvägen, högerklicka och välja Byt namn (Rename).
• När du är nöjd med genvägen som du lagt upp ska du stänga ner Spara som fönstret. Detta gör du genom att klicka på Avbryt eftersom syftet inte vara att spara ner ett dokument utan endast att lägga upp en genväg. Stäng sedan ned Word dokumentet utan att spara. Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek.
• Gör på samma sätt för alla andra platser på Intranätet som du vill lägga upp en snabb genväg till. Detta för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna spara ner dokument på rätt plats.

Att samla bilder under ett bildbibliotek kan vara intressant i flera sammanhang. Om en avdelning på ett företag har en egen webbplats kan det vara bra att samla profilbilder på alla som tillhör denna avdelning under bildbiblioteket. Under en projektarbetstyta kan det vara intressant att samla bilder som har tagits under projektets gång. Konferenser och events brukar vanligtvis få sig en egen webbplats, under bildbiblioteket samlar vi då alla bilder som tagits under dagens allvar samt även bilderna från kvällens fest.

I och med att bilderna ligger i SharePoint kan alla komma åt dem. Du blir inte beroende av vart du sitter, utan kommer till exempel även åt bilderna om du sitter hemma. När du ger varje bild specifika egenskaper, så som filnamn och beskrivning, blir dem sökbara. De som har särskilda behörigheter på webbplatsen, till exempel designer, kan även lägga till eller ta bort kolumner och därmed öka eller minska egenskaperna för bilderna.

När bilderna väl ligger under bildbiblioteket har vi speciella funktioner såsom bildspel, vi kan hämta och spara ner bilder på vår dator, vi kan även redigera bilderna med grafikprogram (Microsoft Office Picture Manager) som är kompatibla med SharePoint 2007.

Att tänka på är att bilderna måste vara sparade i ett format som är kompatibelt med webbklienten. Exempel på sådana format är JPEG och GIF.

Ett tips är att inte överföra bilder med orginalstorlek. Om du har Office 2007 installerat på din dator kan du i samband med överföringen av dina bilder till SharePoint 2007 eller i efterhand ändra storlek på bilderna med hjälp av grafikprogram (tex MS Office Picture Manager). Om du inte har Office 2007 installerat måste du ändra storleken på bilderna innan du överför dem. Det finns ett jätte bra program som går att ladda ner gratis, det heter Irfan View. Med hjälp av detta program kan du snabbt ändra storlek på ett flertal bilder samtidigt samt ändra format, det finns även andra smidiga finesser. Jag kommer förklara detta program i ett eget blogginlägg.

När du väl lagt till bilder i ett bildbibliotek kan du välja att visa en av dessa bilder på tex första sidan av din projektarbetsyta med hjälp av en webbdel som heter Bild. Då varje bild som blir sparad får en egen URL adress, lägger du upp en länk till den bilden som du vill visa på första sidan.

Jag tänkte nu börja med att gå igenom hur du överför bilder till ditt bildbibliotek. Sedan tänkte jag visa hur du kan länka till en av dessa bilder på första sidan med hjälp av webbdelen Bild.

Överför bilder till bildbiblioteket

1. Börja med att gå in till ditt bildbibliotek, väl här klickar du på Upload (Överför) och sedan Upload Multiple Pictures (Överför flera bilder)

2. Du kommer nu in i ett grafikprogram, om du har Office 2007 installerat på din dator, i mitt fall MS Office Picture Manager. Du måste nu i ett första skede lägga upp en genväg till den plats där du har dina bilder sparade. Detta kan uppfattas som lite klurigt, speciellt då du inte ser dina bilder när du hämtar genvägen. Du måste alltså i förväg veta exakt vart dina bilder finns sparade. Börja med att klicka på Lägg till genväg till bild i den vänstra menyn

3. Leta nu upp den plats där du har sparade bilder, i mitt fall vet jag att jag har bilder sparade under en mapp som heter Majsan. Som ni ser visas inga bilder i detta skede. När du hittat rätt plats klickar du på Lägg till.

4. Nu kommer du tillbaka till MS Office Picture Manager och ser nu även dina bilder. Markera dem bilder som du vill ladda upp, markera alla genom att klicka på Ctrl A, eller markera bara ett urval genom att hålla ner Ctrl tangenten samtidigt som du klickar på dem bilder du vill överföra. Innan du överför bilderna ska vi ändra storlek på dem, som jag sa tidigare vill vi inte ha dem i orginalstorlek. För att ändra storlek klickar vi nu på Redigera bilder.. (som den röda pilen pekar på).

5. Klicka sedan på Ändra storlek, mitt förslag är att du nu väljer Fördefinierad bredd och höjd, och här väljer E-post - stor. Då får bilderna ganska bra storlek.

6. När du nu ändrat storlek måste du för att ändringarna ska sparas klicka på OK, som du märker blir OK nu gråmarkerad.

7. Nu har du gjort alla viktiga steg och för att överföra bilderna till bildbiblioteket klickar du nu på Överför och stäng. Detta kan ta några sekunder. Klicka sedan på länken "Go back to bildbibliotek"

8. Du ska nu se dina bilder i ditt bibliotek

9. Om du nu vill ändra egenskaperna för din bild, såsom namn och beskrivning, klickar du direkt på din bild. Klicka sedan på Edit Item (Redigera Objekt)

10. Fyll nu i namn, titel, datum som bilden togs, beskrivning mm. Allt som du fyller i gör att bilder blir lättare att söka fram. När du fyllt klart klickar du på OK 

11. Gör nu likadant med dina andra bilder. Om du vill ändra namnet snabbt på alla bilder kan du växla till vyn Explorer View (Utforskarvy) som du hittar längst till höger. Klicka på pilen bredvid All pictures (Alla bilder) och välj Explorer View (Utforskarvy).

12. Klicka sedan på namnet på bilden lite sakta 2 ggr och ändra till vad du vill. Ändra sedan tillbaka till vyn All Pictures (Alla bilder).

13. Väl tillbaka i vyn All Pictures (Alla bilder) kan du under Actions (Åtgärder) se vilka speciella funktioner som finns att välja. Till exempel Bildspel, ta bort en bild, sända en bild med E-post. Om du väljer Edit (Redigera) så kommer du tillbaka in i ditt grafikprogram och kan då till exempel ändra storlek. Dock måste du ha Office 2007 installerat. Kom ihåg att först bocka för en bild innan du väljer att du ska editera den.

Visa en bild på förstasidan med hjälp av webbdelen Bild

Det är ganska trevligt att ha en bild på första sidan på den gemensamma arbetsytan. För att få en bild måste du först lägga till en webbdel som heter Image Web Part (Bild) på den gemensamma arbetsytan. Bilden som du vill visa måste vara sparad under Bildbiblioteket. Det som webbdelen gör är att den länkar till den bild som du vill visa. Det är nu du kommer förstå varför det är viktigt att bilderna blivit ned skalade till en bra storlek.

1. Om inte webbdelen Image Web part (Bild) redan finns på din gemensamma arbetsyta börjar du med att lägga till den. Här krävs det att du har en viss typ av behörighet. Långt upp till höger på första sidan för arbetsytan har du något som heter Site Actions (Webbplatsåtgärder). Om du inte har behörigheten att lägga till webbdelar ser du heller inte Site Actions (Webbplatsåtgärder). Du får då be en person med högre behörighet att lägga till denna webbdel åt dig.

2. Klicka på Site Actions (Webbplatsåtgärder) och välj Edit Page(Redigera Sida).

3. Du har nu öppnat upp redigerar läget för denna sida, du får upp bland annat något som heter Right (höger) och Left (vänster). Det representerar de två webbdelszoner för denna sidmall som arbetsytan är uppbyggd av. I varje Zon kan vi lägga till och ta bort webbdelar (en mer ingående förklaring till webbdelar kommer i ett separat blogginlägg). Du vill nu lägga till en specifik webbdel under den högra zonen och väljer därför att klicka på Add a Web Part (Lägg till en webbdel).

4. Du kommer nu in i ett webbdelsgalleri, med en massa olika webbdelar att välja mellan. Du ska leta upp den webbdel som heter Image Web Part (Bild). Bocka för den och klicka sedan på Add (Lägg till)

5. Du ser nu att din nya webbdel lagts till under den högra zonen. Du ser även att det står en förklaring i webbdelen för hur du ska gå tillväga om du vill lägga upp en länk till en bild.

6. Nu när du lagt till webbdelen ska du stänga ner redigeringsläget som du har öppet. Detta gör du genom att klicka på Exit Edit Mode (Avsluta redigeringsläge) som du hittar snett upp till höger ovanför den högra webbdels zonen.

7. Nästa steg är nu att gå in i bildbiblioteket och kopiera länken till den bilden som du vill visa. När du gått in i bildbiblioteket:

• klickar du på den bild som du valt, du kommer då in i fönstret som visar bildens egenskaper
• högerklicka sedan på bilden och välj Copy Shortcut

8. Gå sedan tillbaka till första sidan för din gemensamma arbetsyta där du precis lade till webbdelen. I webbdelen klickar du på länken Open the tool pane (öppnar du verktygsfönstret). 

9. Du får nu upp ett verktygsfönster till höger för denna webbdel.

10. Under Image Link (Bildlänk) klickar du på den blåa lilla rutan

11. Ta bort http:// och klistra in länken från bilden som du precis kopierade. Ett tips är att ta bort den första delen i länken, ända fram till /SiteDirectory.... Genom att ta bort den första delen kommer visningen av bilden inte att bli beroende av vart du sitter. Om vi till exempel skulle säga att du sitter på det interna nätet på jobbet när du lägger till bilden är det inte säkert att du kan se bilden när du går in på den gemensamma arbetsytan hemifrån. Detta då länken till bilden är knuten till det interna nätet. Då vi tar bort den första delen i länken slipper vi detta problem. Klicka sedan på OK

12. Klicka nu längst ned i verktygsfönstret på Apply (Använd), om länken funkar ska du nu se din bild i webbdelen.

13. Klicka sedan på OK i verktygsfönstret. Du kommer nu ut ur redigeringsläget. I och med att du lade till en bild blev intrycket av sidan mycket trevligare.

14. Du kan enkelt gå in och ändra bildlänken, om du till exempel vill lägga upp en länk till en helt annan bild. Du kan även ändra andra småsaker som att ta bort rubriken för bilden mm genom att klicka på den lilla pilen i webbdelen och välja Modify Shared Web Part (Ändra delad webbdel).

15. Nu öppnas verktygsfönstret till höger för denna webbdel och för att klistra in en annan länk gör du precis som vi gjort i stegen här ovan. Testa även att se vilka andra alternativ som finns för denna webbdel genom att klicka runt. För att ta bort rubriken klickar du på Appearance (Utseende), under Chrome Type väljer du None (Ingen).

16. När du är färdig klickar du på OK. Du kommer nu se din bild utan rubrik, vilket enligt mig ser mycket bättre ut.

Det finns ett stort antal listor i SharePoint. All information i SharePoint sparas nämligen som en lista, vilket i sig sparas i en SQL databas. Dokument- och bildbibliotek är exempel på speciella typer av listor. Jag stöter ofta på användare som tycker att det är förvirrande att ett bibliotek även är en lista. Visningen av dina dokument i ditt dokumentbibliotek är dock precis som en lista. Listan kan sedan delas in i andra listor med till exempel olika vyer.

Förutom dokument- och bildbibliotek finns det många andra färdiga listor, för till exempel uppgifter, kontaktregister, kalender. Dessa listor är redan färdigbyggda med specifika kolumner som dem tror sig att ni behöver. Kontaktlistan har kolumner som namn, telefon, företag osv. Du kan koppla denna lista till din kontaktlista i Outlook. Uppgiftslistan har kolumner som prioritet, tilldelat osv. Den listan är perfekt att använda vid projekt. Projektansvarig skriver listan, och tilldelar olika personer uppgifter. Dessa personer får då ett mail som säger att dem fått en uppgift tilldelat sig.

Ibland händer det dock att ingen av dessa listor passar just ditt behov. Du kan då välja att bygga en helt ny lista och själv välja hur många kolumner listan ska innehålla samt vad dem ska heta. Har du ett Excelark som du brukar använda och som du nu istället vill ha som en lista i SharePoint? För att du ska slippa bygga denna lista i SharePoint kan du välja att importera den från Excel, och automatisk får du rätt kolumner i listan.

Jag tänkte nu gå igenom hur du:

• plockar fram befintliga listor
• bygger en helt egen lista samt
• importerar en lista ifrån Excel.

Plocka fram befintliga listor så att de blir synbara

Jag har nu gått in på min webbplats och ser därmed följande listor i snabbstart fältet till vänster:

Den listan som jag är mest intresserad av är dock kontaktlistan. Därför vill jag att denna lista ska vara synbar för alla som går in på denna webbplats. För att få den att bli synbar måste jag göra följande:

1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll, som du hittar strax ovanför snabbstart

2. Väl här letar du upp den lista som du vill visa på snabbstart, i mitt fall listan kontakter

3. För att kunna välja att den ska visas måste vi gå in på listan och sedan på listans inställningar. Vi går in på listan genom att klicka på Kontakter

4. Nu när vi kommit in på listan klickar vi på Inställningar och Inställningar för Lista

5. Under Allmänna inställningar klickar vi på Rubrik, beskrivning och navigering

6. Väl här står det i fältet Navigering, Vill du visa denna/detta lista i Snabbstart? kryssa i Ja. Om du vill ändra namn på listan kan du även göra det här. Klicka sedan på Spara

7. Vi kommer nu tillbaka till Inställningar för den här listan

8. Det allra snabbaste sättet att komma tillbaka till webbplatsen är att använda det vi kallar för senilsnöre, eller brödsmuletext. I detta snöre kan vi följa alla steg vi har vandrat för att vara där vi är just nu. I mitt fall gick jag först in på förstasidan på mitt Intranät (Home), sedan gick jag in på webbplatsen Avdelningar och därefter gick jag in på avdelningen Administration. Därefter har jag gått in på listan Kontakter och sedan Inställningar för denna lista:

9. För att komma tillbaka klickar jag nu på Administration

10. Vi kan nu se att min lista Kontakter ligger med i Snabbstart fältet:

Bygg en helt egen lista

Om du vill bygga en helt egen lista från början, med egna kolumner, kan du enkelt göra det. Ett tips är att först fundera igenom vad det är för typ av lista du vill ha och vad den ska innehålla. Det kan hända att det redan finns en lista som täcker ditt behov och då kan det vara enklare att bygga om denna befintliga lista.

1. När du är inne på din webbplats klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll som du finner ovanför snabbstart fältet till vänster

2. Klicka sedan på Skapa som du finner precis under texten Allt webbplatsinnehåll

3. Du kommer nu in till Skapa fönstret. Här kan du välja att skapa olika typer av listor, diskussionstavlor, undersökningar mm. Som du ser är det indelat i olika kolumner beroende på vad det är för typ, Bibliotek, Kommunikation, Uppföljning, Anpassade listor, Webbsidor.

4 Du ska nu skapa en helt egen lista, där du sedan ska skapa dina kolumner själv. Därför väljer vi nu under kolumnen Anpassade listor, Anpassad lista. Klicka på den.

5. Ett Nytt fönster dyker upp, här fyller du i namnet på din lista samt eventuellt en beskrivning och om den ska synas i snabbstart fältet. Klicka sedan på Skapa.

6. Den enda kolumnen som finns i listan som du skapade heter Rubrik. Därför måste du nu själv skapa dina kolumner som passar in på din lista.

7. Skapa kolumner gör du genom att klicka på Inställningar och Skapa kolumn

8. När du skapar en kolumn är det viktigt att du funderar ut vad kolumnen ska innehålla. Det finns nämligen olika typer av kolumner, till exempel kolumner som endast ska innehålla text, eller om kolumnen ska innehålla datum. Ge kolumnen ett namn och bocka för det val som passar din kolumn bäst. Jag kommer till exempel skapa en kolumn som heter Inköpsdatum och som informationstyp väljer jag Datum och tid.

Vidare kan du nu välja om du vill kräva att denna kolumn innehåller information. Det innebär att dem som ska lägga in något i denna lista måste fylla i information under denna kolumn, annars kommer dem inte kunna gå vidare. Då jag valde att detta var en Datumkolumn får jag nu ett val ifall jag endast vill att det ska stå ett datum i denna kolumn eller om det både ska stå datum och tid. Under Standardvärde får jag sedan frågan om SharePoint automatiskt ska plocka dagens datum eller om jag vill fylla i ett datum själv bockar jag för (Inget). Lägg till i standardvy innebär att Kolumnen kommer synas under den vy som är satt till standardvy för denna lista. När du fyllt i alla alternativ klickar du på OK. Du ser nu din kolumn i din lista. Gör på samma sätt för att skapa resten av de kolumner som denna lista ska innehålla.

9. Vill du döpa om en kolumn eller ändra en inställning för kolumnen klickar du på Inställningar och Inställningar för Lista

10. Under Kolumner finner du kolumnerna i din lista. Klicka på den kolumn som du vill ändra.

11. Jag klickar på Rubrik då jag vill ändra namnet till Namn på Inventarie

12. När du är färdig klickar du på OK.

13. Använd sedan senilsnöret för att komma tillbaka till din lista. Klicka på listans namn.

Importera en lista ifrån Excel

Om du har en lista i Excel som du vill använda i SharePoint kan du importera denna lista. Du importerar då både kolumnerna samt innehållet i listan.

1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll som du finner ovanför snabbstart fältet till vänster inne på din webbplats

2. Klicka sedan på Skapa och under Anpassade listor klickar du på Importera kalkylblad

3. Fyll i namnet på din lista och en beskrivning. Klicka sedan på Browse för att hämta din Excellista.

4. Hitta din fil, markera den och klicka på Open

5. Klicka sedan på Importera

6. Du kommer nu in till din Excelfil och får även upp ett fönster Import to Windows SharePoint Services list. Om du vill importera hela din lista använder du Range Type: Table Range och under Select Range klickar du på rullgardinen, den föreslår då hela din tabell under fliken Sheet1. Eftersom du vill importera hela tabellen väljer du det som föreslås. Du ser då även att hela din tabell markeras. Klicka sedan på Importera.

7. Du kommer nu direkt in i din nya lista som du skapat och ser att den fått exakt samma kolumner samt innehåll som din lista/tabell i Excel.

När du importerar listan följer även informationstypen för kolumnen med. Till exempel kolumnen Inköpsdatum var en Datum kolumn i Excel och blev en Datum och Tid kolumn i SharePoint. Vill du komplettera listan med ytterligare kolumner gör du precis som jag förklarar under Bygg en helt egen lista här ovanför.

Ofta upplever jag att användaren kan ha svårt att se fördelen med att gå över till SharePoint som dokumenthanteringssystem, i förhållande till att fortsätta använda den vanliga filservern. De är extremt vana med sitt sätt att jobba då de har jobbat på detta sätt i flera år. Strukturen med mappar är något de känner sig bekväma med och de vet vart allt finns. Eftersom en hel avdelning vanligtvis arbetar med samma mappar så vet de även vart sina närmaste kollegor lägger upp nya dokument. En kollega till mig skrev enligt mitt tycke ett jätte bra underlag som förklarar skillnaden mellan SharePoint och en filserver, jag tänkte därför dela med mig av utdrag från detta underlag. Jag vill med detta inlägg att användaren ska få en djupare förståelse till varför det är positivt att använda SharePoint som dokumenthanteringssystem.

Nackdelar med att använda filservern som dokumenthantering

Det vanliga sättet att arbeta med dokument, t ex Word och Excel-filer, är att spara dem på en lokal hårddisk (C:) eller på gemensam hårddisk (S:) . Konsekvensen av detta är följande:

1. Filnamnet måste beskriva vad som finns i dokumentet, t ex ”Budget_2008_Utkast_3.XLS”

2. Organisationen av filer sker med mappar (foldrar), t ex: ”S:\Projekt\Ekonomi\2007\budget”

Det fungerar bra så länge det är ett begränsat antal dokument och användare. Det finns dock ett flertal begränsningar med detta arbetssätt:

• Ingen enhetlig namnsättning av dokument

o Det är upp till varje användare att döpa sina filer själv; därför finns ingen konsekvent namnstandard

o Det blir ibland väldigt svårt att förstå vad en fil innehåller utan att öppna den

• Ingen styrning av var filer skall sparas

o Många sparar på sin lokala C: disk och därmed blir det omöjligt för andra att se filen. Dessutom kan all information förloras om den lokala disken kraschar eller en bärbar dator förloras.

o Väldigt svårt för andra än originalförfattaren att hitta till rätt folder.

o Samma fil kan sparas på flera ställen just för att det är svårt se var ursprungsfilen finns, med andra ord blir flera kopior utspridda och förvirring kan uppstå angående vilken som är den mest aktuella.

• Ingen versionshistorik för filer

o Användare löser detta genom att hitta på nya filnamn där versionshistoriken antyds i filnamnet, tex: ”Offert_Volvo_v1.doc” . Dessutom har varje användare sin logik för att antyda versionen, vilket gör det väldigt svårt för någon annan att förstå vilken den senaste versionen är.

o Används samma filnamn så skrivs originalinformationen över – man förlorar därmed historiken för detta dokument

• Inget sätt att informera andra om uppdateringar av dokument

o När användare Adam uppdaterar ett dokument som även Anna och Cecilia använder så förutsätts Adam informera de berörda användarna om uppdateringen, vanligen via e-post.

o Enklaste sättet att informera andra om en uppdatering är att skicka dokumentet som bifogad fil i ett e-postmeddelande till de andra. Detta belastar användarnas Outlook och fyller till *** upp deras brevlåda till maxgränsen. Dessutom finns då risken att dokumentet sparar ner på flera ställen.

• Inget effektivt sätt att jobba gemensamt

o När två användare skall samarbeta om att ta fram eller uppdatera ett dokument så gör de vanligen så här:

1. Användare Adam skapar dokumentet och mailar det till Bertil

2. Bertil sparar en lokal kopia; editerar den och skickar tillbaka nya versionen (nr 2) till Adam.

3. Adam läser version 2, ändrar ev något och skickar över version 3 till Bertil igen

4. Detta håller på tills Adam och Bertil är nöjda. Bara på stegen ovan har 3 olika versioner skapats och de är alla lagrade i Outlook, samt troligen också i lokala disken = Det är en stor risk att fel version utnyttjas senare, samt att Outlook lagrar temporära utkast av detta dokument som inte längre behövs och borde städas bort.

• Inget enkelt sätt att återskapa dokument som raderats av misstag

o Användaren måste be administratören återskapa dokumentet – detta fungerar bara om det gått ett dygn mellan det att dokumentet skapades, respektive raderades för annars finns det inte med på backuprutinerna (körs 1 g/dygn)

• Inget enkelt stöd för att automatisera processer

o T ex: Om en kundbokning kommer in som ett dokument så får inte bokningsansvarige någon notis om detta. Ett annat alternativ är att när det gått 30 dagar sedan en offert skickades ut så måste säljaren själv hålla reda på att offerten blivit utgången

Några fördelar med dokumenthantering i SharePoint

• Dokument kan fortfarande döpas fritt, men nu finns möjlighet att beskriva dokumentet med så kallade ”metadata”, dvs egenskaper hos dokumentet

o Ex: Du kan skapa en budget som får namnet ”Budget.XLS” och sedan används följande metadata för att beskriva dess innehåll:

§ Dokumenttyp = Budget

§ Enhet = Ekonomi

§ Status = Utkast

§ Period = 2008

§ Ansvarig = Adam Adamsson

o Alla dessa metadata kan användas för att söka dokument; t ex du skulle kunna leta fram alla dokument där ”Dokumenttyp = Budget”, oavsett vilken enhet det tillhör.

• Dokument som lagras i SharePoint visas upp med hjälp av vyer

o En vy är en definition av exakt vilka dokument/filer som skall visas upp och hur. Nya vyer kan lätt skapas av användaren själv. Med vyn kan du styra exakt vilka metadata som du vill se, sorteringsordningen, filtrera på metadata eller dokumentnamn etc.

§ Ex: Du kan välja att endast se ”Dokumenttyp = Budget” där ”Status = Aktuell”

§ Ex: Visa alla personers tidrapporter och gruppera på veckonr; summera sedan varje persons totala antalet timmar.

• Fullt stöd för versionshistorik

o Tillåter en behörig medarbetare att se, kopiera och återta en viss version

o Gör du ett misstag i den aktuella versionen kan du lätt återta en tidigare version, detta innebär även att ingen katastrof uppstår om du råkar spara över ett annat dokument.

• Automatisk notifiering till berörda användare vid en modifiering

o Om ett dokument förändras, skapas eller raderas kan systemet skicka e-post till berörda användare

• Manuell notifiering av ändrat dokument

o Om Adam vill att Bertil skall läsa igenom hans ändrade dokument kan Adam skicka en länk till dokumentet, men inte dokumentet självt – Därmed minskar belastningen på epostsystemet avsevärt och det skapas inga kopior av dokumentet som senare skulle kunna misstolkas som den aktuella versionen.

• Stöd för Checka ut/checka in vid editering av dokument

o När ett gemensamt dokument skall uppdateras kan användaren checka ut detta först (kan tvingas fram av systemet om så önskas); detta kommer då leda till att det blir två versioner av dokumentet – ett som användaren uppdaterar, samt ett som övriga användare kan se, vilket då är den senaste publika versionen. När användaren är klar med sin editering publicerar hon dokumentet som då blir synligt för övriga användare.

o Två personer som skall gemensamt modifiera ett dokument kan turas om att checka ut dokumentet och sedan editera olika utkast – när båda är nöjd så publiceras dokumentet. Allt ligger hela tiden i SharePoints dokumentbibliotek – inget sparas i lokal disk eller i Outlook (men kan sparas tillfälligt lokalt om så önskas, t ex då man vill använda en bärbar dator som tas ut från kontoret).

• Fullt stöd för återtagande av raderade dokument.

o När en användare av misstag raderat ett dokument kan de själva återta det via webbsidans papperskorg (ungefär som man återtar raderade brev i Outlook).

o Finns en versionshistorik och speciella metadata för dokumentet så återställs även dessa.

• Fullt stöd för ”arbetsflöden” (även kallat ”Workflows”) som startar när något händer

o Ex: När en offert läggs upp och får Status = Aktuell så skickas epost till säljchefen

o Ex: När Offert blivit 25 dagar gammal skickas ett brev till offertansvarige med en påminnelse om att det nu är 5 dagar kvar till offerten går ut.

o När en ny medarbetares anställningskontrakt läggs upp i SharePoint startar ett program som lägger upp ett konto i nätverket, skapar en e-post adress och ger behörigheter i rätt grupper och platser på nätverket.

Jag ska nu beskriva två olika tillvägagångssätt för att lägga till befintliga dokument under dokumentbiblioteket i SharePoint. Det första ni ska göra är att gå till det dokumentbibliotek som ni vill lägga upp dokument under. Jag vill poängtera att ni inte flyttar dokumenten när ni överför dem till SharePoint. Ni kopierar dem och måste därför sedan ta bort dem ifrån ursprungsplatsen. När ett dokument väl överförts till SharePoint skall det endast finnas här, det vill säga inga kopior utspridda på filservrar eller personliga datorer (Orginalprincipen).

Att lägga till dokument med hjälp av knappen Överför (Upload)

I ditt dokumentbibliotek har du en knapp som heter Överför (Upload). Om du klickar på pilen bredvid namnet får du upp två alternativ, Överför Dokument (Upload Document) samt Överför flera dokument (Upload Multiple Documents).

Det första alternativet Överför Dokument används mestadels när du endast ska föra över ett dokument. Om du klickar på det alternativet kommer du till följande fönster:

Väl här klickar du på Bläddra, du kommer då in i ett Välj Fil fönster. Hitta och markera ditt dokument klicka sedan på Öppna:

Du kommer nu tillbaka till fönstret för att ladda upp dokument, klicka på Ok:

Om det finns specifika metadata/egenskaper som du ska märka ditt dokument med, kommer du nu komma in i ett fönster där du kan redigera dessa. Jag har i mitt dokumentbibliotek lagt till metadatan /egenskapen DokumentID, eftersom denna märkning inte är något som följer med orginaldokumentet när jag överför det måste jag fylla i detta i efterhand:

Du kan även i detta fält passa på att ändra Namnet på ditt dokument. När du fyllt i alla fält klickar du på Ok. Nu kommer du tillbaka till ditt dokumentbibliotek och ser ditt nya dokument liggandes här:

Att lägga till dokument med hjälp av knappen Överför Flera Dokument (Upload Multiple Documents)

Det andra alternativet, Överför Flera dokument (Uploade Multiple Documents), används oftast precis som namnet indikerar då du vill överföra ett flertal dokument samtidigt.

När du klickar på Överför Flera Dokument öppnas ett utforskarfönster:

Leta upp den mappen som innehåller dokument som du vill överföra, bocka för flera dokument. Om du vill bocka för alla dokument i mappen klickar du på den vita lilla ikonen bredvid Name:

Att tänka på är att du endast kan bocka för dokument under en mapp i taget och sedan överföra dem. Om du bockar för alla dokument under en mapp och sedan går in under en annan mapp kommer dina första avbockningar att försvinna. När du är redo att överföra de dokument som du bockat för klickar du på Ok. Du får nu upp en frågeruta, här svara du Ja.

Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek och ser dina dokument liggandes här

Om ditt dokumentbibliotek innhåller viss typ av metadata/egenskaper måste du nu gå in på vart och ett av dokumenten som du överfört och fylla i denna metadata/egenskaper. Detta gör du genom att ställa dig med muspekaren på dokumentnamnet, du får nu till höger upp en liten rullgardin som du kan klicka på. Välj Redigera egenskaper.

Följande fönster dyker upp:

Fyll i det som saknas och klicka sedan på Ok. Du kommer tillbaka till ditt dokumentbibliotek och borde nu se att metadatan/egenskaperna blivit ifyllda.

Ibland vill du dela med dig av ett dokumentet till en kollega, om dokumentet finns sparat i dokumentbiblioteket kan du maila en länk till dokumentet. I SharePoint arbetar vi efter den såkallade Orginalprincipen. Principen går ut på att det endast ska finnas ett orginal av ett dokument, med det menas att det inte ska finnas kopior utspridda. I vanliga fall när vi arbetar tillsammans med ett dokument mailar vi dokumentet som en bifogad fil. Risken finns då att denna bifogade fil sparas ner på separata datorer, och därmed har vi flera kopior utspridda. Det kan då vara svårt att veta vilket dokument som är det mest aktuella. När vi sparar ner ett dokument i SharePoint får detta dokument en egen URL adress, dvs. en egen Internet adress. Vi kan därför, när vi vill dela med oss av dokumentet, skicka en länk via mail.

• För att maila en länk går du in till ditt dokumentbibliotek, du ställer dig med muspekaren på dokumentnamnet och klickar på rullgardinen som dyker upp

• Välj Skicka till (Send To) och sedan Skicka en länk med e-post (E-mail a Link)

• Ett e-post fönster öppnas nu automatiskt och du ser länken i brevet:

• OBS! om dokumentnamnet innehåller å, ä eller ö fungerar inte länken, det ser du genom att länken blir bruten:

• Du kan då istället ställa dig med muspekaren på dokumentnamnet och högerklicka med musen. Välj Kopiera genväg (Copy Shortcut)

• Gå sedan in till din e-post och öppna upp ett nytt mail. Klistra nu in genvägen som du kopierade i textfältet. Du ser nu att hela länken blir understruken.

Tips! Om du vill maila flera länkar i ett e-post meddelande Kopierar du genvägen till vart och ett av de dokument som du vill maila som en länk och klistrar in alla dessa i samma meddelandefönster.

Att maila en länk funkar endast internt, dvs. till personer som har tillgång till ert Intranät. Om du vill maila ett dokument till en person som sitter extern måste du skicka dokumentet som en bifogad fil. Du gör då på följande sätt:

• Gå in till ditt dokumentbibliotek. Öppna upp det dokument som du vill maila som en bifogad fil.
• Klicka på Office knappen inne på ditt dokument och välj Skicka och sedan E-post
• Ett meddelandefönster öppnas automatiskt och dokumentet kommer nu upp som en bifogad fil.

Om du redan öppnat ett e-postmeddelande och i efterhand inser att du vill bifoga en fil som ligger i SharePoint under ett dokumentbibliotek, kan du enkelt göra detta om du lagt upp genvägen till detta dokumentbibliotek (för att lägga upp en genväg, se mitt inlägg om detta). Du väljer då Bifoga Fil i ditt meddelandefönster och pekar sedan ut den plats och det dokument som du vill bifoga.