BeatriceHusman

1. När vi lägger till nya länkar under ”Mina Länkar” finns ej alternativet att öppna länken i nytt fönster?

a. Det stämmer, det alternativet finns ej. Det går heller inte att göra någon inställning för att få fram det alternativet. Vi får se om förbättringar gjorts till nästa version av SharePoint. Men med SharePoint Designer kan länklistan göras om så det öppnas i nytt fönster.

2. Finns det möjlighet att hantera aviseringar på en högre nivå, tex för en supportavdelning som vill ha möjligheten att se alla aviseringar för en viss person?

a. Det finns idag ingen möjlighet att se en persons alla aviseringar på toppnivå, däremot kan vi gå in på den site som vi är intresserade av och här få veta alla aviseringar som ligger på denna site. Det gör vi genom att gå till rätt site, klicka på ”Site actions” sedan ”Site Settings” och sedan under kolumnen ”Site Administration” hittar vi ”User alerts”.

b. Det enklaste sättet är självklart att varje person själv ansvarar för sina alerts via sin Outlook, under ”Verktyg” sedan ”Regler och aviseringar” växla till fliken ”Hantera aviseringar” – där ser ni samtliga aviseringar, oavsett webbplats.

c. Det finns flera tredjeparts program som går att köpa för att kunna se det som efterfrågas i frågan; t ex http://store.bamboosolutions.com/ps-74-5-alerts-administrator.aspx

3. Om vi går in på ett dokumentbibliotek och använder snabbmenyn vid ett specifikt dokument, finns det ett alternativ som heter ”Skicka till” och ”Annan Plats”. Vad är tanken här?

a. Tanken är att lösa ett vanligt problem, som bygger på att dokument skapas på många olika ställen men vissa av dem ska vara åtkomlig på ett centralt dokumentcenter, oavsett var de är skapade. Antag t ex att vi har en Site som är känslig och enbart öppen för ett fåtal, tex en ekonomi site. Vi har ett dokument i denna site som vi vill dela med oss till andra som inte är medlem i denna site. I stället för att sätta specifika rättigheter på dokumentet väljer vi istället att skicka dokumentet till en annan Site där användare har enbart läsrättigheter – vi får alltså två kopior av dokumentet, men med olika rättigheter och lagrade på olika platser. Tanken är inte att någon ska redigera detta publika dokument, det får endast de som har tillträde till ekonomi siten – Uppdateras originaldokumentet kan författaren påminnas om att det finns en publik kopia som kanske också ska uppdateras.

4. Om vi tex under Projekt X siten vill se dokument som ligger under Projekt Y siten, kan vi då det?

a. Vi ska undvika att sprida ut kopior av dokument då detta kan skapa förvirring (med undantag för punkt 3 ovan). För att svara på frågan kan vi lösa detta utan att sprida ut kopior med en webbdel som HumanData har utvecklat. Webbdelen går att lägga till på valfri site; den kommer då visa dem dokument som ligger under andra siter. För att du ska kunna se dessa dokument förutsätter det såklart att du har rättigheter till dokumenten på Y siten.

5. Versionshistorik?

a. Om vi väljer att ta bort ett dokument så att det hamnar i papperskorgen men sedan ångrar oss, kan vi återställa dokumentet. Versionshistoriken och metadata följer då med.

b. Om vi däremot väljer att flytta ett dokument från ett dokumentbibliotek till ett annat med hjälp av utforskarfönstret följer tyvärr inte versionshistoriken med.

c. I en MOSS miljö finns ett annat alternativ: Vi kan där välja att flytta ett dokument från en plats till en annan med hjälp av ”Site Actions” sedan ”Manage Content and Structure”. Då följer både metadatan och versionshistoriken med.

6. Kan vi anpassa brödsmuletexten (Senilsnöret)?

a. Ja, det går att anpassa via kod.

7. Om någon har checkat ut ett dokument, kan då någon annan gå in och välja ignorera utcheckning på samma dokument?

a. Det går men endast om de är ”ägare”, därför ska endast ett fåtal vara ägare.

8. Om vi är inne på en Teamwebbplats, har vi till vänster en snabbstart meny. Ovanför denna hittar vi ”Visa allt webbplatsinnehåll”. Kan vi välja att denna ej ska synas?

a. Ja, detta styrs med Master Page

9. Hur gör vi för att visa nyhetsartiklar som vi har under toppwebbplatsen på andra ställen på vårt intranät? Vilken webbdel är det som vi måste lägga till?

a. Enklast är det att använda webbdelen ”Content Query Web Part”, på svenska heter den ”Webbdel för Innehållsfrågor”. Den webbdelen kan visa alla nyheter från en viss subsite (t ex News) eller alla siter i en viss webbplatssamling (har man flera webbplatssamlingar fungerar den alltså inte – då finns 3:e partsprodukter). När du lägger upp denna webbdel på en sida så måste du konfigurera vad den ska visa. Det är bara MOSS som har denna webbdel!

10. Kan vi på något enkelt sett få en översikt över alla webbplatser och deras underwebbplatser och även se om det finns något innehåll sparat under dem eller om dem bara ligger tomma?

a. I MOSS under ”Site Actions” finns ”Manage Content and Structure”, på svenska heter den ”Hantera innehåll och struktur” – den visar en trädstruktur och dess innehåll. Du kan se innehållet i varje lista, var och en, men inte samtidigt alla listorna. Med Content Query Web parten kan du visa innehåll i alla listor av en viss typ. Man kan också bygga en egen web part som visar informationen på ett sätt som inte CQ web part gör.

11. Fråga om Outlook kalendern: Om jag kopplar min SharePoint kalender till Outlook, finns det då något sätt som gör att det jag fyller i under min SharePoint kalender även syns i min vanliga Outlook kalender?

a. Nej, det är ”by design” som Outlook håller isär den personliga kalendern och de som synkas in via SharePoint. Tänk dig att du har synkat 10 SharePoint kalendrar – det skulle bli väldigt svårt att ha koll på vad som är dina personliga bokningar då.  Med Outlook 2007 kan du däremot tillfälligt slå ihop dem, dvs att lägga en eller flera kalendrar ovanpå varandra så du ser den totala bokningen en viss dag eller vecka.

12. På portalsidan kan det finnas ett snabbstartfält till vänster. Kan vi välja att ta bort denna?

a. Snabbstarten (Quick Launch delen) på vänster sida styrs med Master Page. Testa och byt till annan Master Page via ”Site Actions” och ”Site Settings” och ”Modify All Site settings”, under kolumnen ”Galleries” klicka på ”Master Page”. Här finns ett antal exempel som MS skickar med MOSS. Med SharePoint Designer kan du göra egna.

13. Kan vi välja att vi vill se både toppflikarna, samt webbplatsen under toppfliken (1:a nivån) och underwebbplatsen till denna (2:a nivån)? Kan vi även se underwebbplatser i 3:e nivån?

a. Om vi vill se underwebbplatser i 2:a nivån under Toppflikarna måste vi manuellt ställa in detta på den specifika siten som underwebbplatsen ligger på. Dvs gå in på modersiten till underwebbplatsen, klicka på ”Site Actions” och ”Site Settings” sedan under kolumnen ”Look and Feel” hittar vi ”Navigation”. Högst upp finns nu en kryssruta för att visa underwebbplaster, subsites. Kryssa för denna och sedan Ok.

b. Om vi däremot vill visa underwebbplatser i 3:e nivån måste vi ställa in detta med SharePoint Designer.