BeatriceHusman

Ofta upplever jag att användaren kan ha svårt att se fördelen med att gå över till SharePoint som dokumenthanteringssystem, i förhållande till att fortsätta använda den vanliga filservern. De är extremt vana med sitt sätt att jobba då de har jobbat på detta sätt i flera år. Strukturen med mappar är något de känner sig bekväma med och de vet vart allt finns. Eftersom en hel avdelning vanligtvis arbetar med samma mappar så vet de även vart sina närmaste kollegor lägger upp nya dokument. En kollega till mig skrev enligt mitt tycke ett jätte bra underlag som förklarar skillnaden mellan SharePoint och en filserver, jag tänkte därför dela med mig av utdrag från detta underlag. Jag vill med detta inlägg att användaren ska få en djupare förståelse till varför det är positivt att använda SharePoint som dokumenthanteringssystem.

Nackdelar med att använda filservern som dokumenthantering

Det vanliga sättet att arbeta med dokument, t ex Word och Excel-filer, är att spara dem på en lokal hårddisk (C:) eller på gemensam hårddisk (S:) . Konsekvensen av detta är följande:

1. Filnamnet måste beskriva vad som finns i dokumentet, t ex ”Budget_2008_Utkast_3.XLS”

2. Organisationen av filer sker med mappar (foldrar), t ex: ”S:\Projekt\Ekonomi\2007\budget”

Det fungerar bra så länge det är ett begränsat antal dokument och användare. Det finns dock ett flertal begränsningar med detta arbetssätt:

• Ingen enhetlig namnsättning av dokument

o Det är upp till varje användare att döpa sina filer själv; därför finns ingen konsekvent namnstandard

o Det blir ibland väldigt svårt att förstå vad en fil innehåller utan att öppna den

• Ingen styrning av var filer skall sparas

o Många sparar på sin lokala C: disk och därmed blir det omöjligt för andra att se filen. Dessutom kan all information förloras om den lokala disken kraschar eller en bärbar dator förloras.

o Väldigt svårt för andra än originalförfattaren att hitta till rätt folder.

o Samma fil kan sparas på flera ställen just för att det är svårt se var ursprungsfilen finns, med andra ord blir flera kopior utspridda och förvirring kan uppstå angående vilken som är den mest aktuella.

• Ingen versionshistorik för filer

o Användare löser detta genom att hitta på nya filnamn där versionshistoriken antyds i filnamnet, tex: ”Offert_Volvo_v1.doc” . Dessutom har varje användare sin logik för att antyda versionen, vilket gör det väldigt svårt för någon annan att förstå vilken den senaste versionen är.

o Används samma filnamn så skrivs originalinformationen över – man förlorar därmed historiken för detta dokument

• Inget sätt att informera andra om uppdateringar av dokument

o När användare Adam uppdaterar ett dokument som även Anna och Cecilia använder så förutsätts Adam informera de berörda användarna om uppdateringen, vanligen via e-post.

o Enklaste sättet att informera andra om en uppdatering är att skicka dokumentet som bifogad fil i ett e-postmeddelande till de andra. Detta belastar användarnas Outlook och fyller till *** upp deras brevlåda till maxgränsen. Dessutom finns då risken att dokumentet sparar ner på flera ställen.

• Inget effektivt sätt att jobba gemensamt

o När två användare skall samarbeta om att ta fram eller uppdatera ett dokument så gör de vanligen så här:

1. Användare Adam skapar dokumentet och mailar det till Bertil

2. Bertil sparar en lokal kopia; editerar den och skickar tillbaka nya versionen (nr 2) till Adam.

3. Adam läser version 2, ändrar ev något och skickar över version 3 till Bertil igen

4. Detta håller på tills Adam och Bertil är nöjda. Bara på stegen ovan har 3 olika versioner skapats och de är alla lagrade i Outlook, samt troligen också i lokala disken = Det är en stor risk att fel version utnyttjas senare, samt att Outlook lagrar temporära utkast av detta dokument som inte längre behövs och borde städas bort.

• Inget enkelt sätt att återskapa dokument som raderats av misstag

o Användaren måste be administratören återskapa dokumentet – detta fungerar bara om det gått ett dygn mellan det att dokumentet skapades, respektive raderades för annars finns det inte med på backuprutinerna (körs 1 g/dygn)

• Inget enkelt stöd för att automatisera processer

o T ex: Om en kundbokning kommer in som ett dokument så får inte bokningsansvarige någon notis om detta. Ett annat alternativ är att när det gått 30 dagar sedan en offert skickades ut så måste säljaren själv hålla reda på att offerten blivit utgången

Några fördelar med dokumenthantering i SharePoint

• Dokument kan fortfarande döpas fritt, men nu finns möjlighet att beskriva dokumentet med så kallade ”metadata”, dvs egenskaper hos dokumentet

o Ex: Du kan skapa en budget som får namnet ”Budget.XLS” och sedan används följande metadata för att beskriva dess innehåll:

§ Dokumenttyp = Budget

§ Enhet = Ekonomi

§ Status = Utkast

§ Period = 2008

§ Ansvarig = Adam Adamsson

o Alla dessa metadata kan användas för att söka dokument; t ex du skulle kunna leta fram alla dokument där ”Dokumenttyp = Budget”, oavsett vilken enhet det tillhör.

• Dokument som lagras i SharePoint visas upp med hjälp av vyer

o En vy är en definition av exakt vilka dokument/filer som skall visas upp och hur. Nya vyer kan lätt skapas av användaren själv. Med vyn kan du styra exakt vilka metadata som du vill se, sorteringsordningen, filtrera på metadata eller dokumentnamn etc.

§ Ex: Du kan välja att endast se ”Dokumenttyp = Budget” där ”Status = Aktuell”

§ Ex: Visa alla personers tidrapporter och gruppera på veckonr; summera sedan varje persons totala antalet timmar.

• Fullt stöd för versionshistorik

o Tillåter en behörig medarbetare att se, kopiera och återta en viss version

o Gör du ett misstag i den aktuella versionen kan du lätt återta en tidigare version, detta innebär även att ingen katastrof uppstår om du råkar spara över ett annat dokument.

• Automatisk notifiering till berörda användare vid en modifiering

o Om ett dokument förändras, skapas eller raderas kan systemet skicka e-post till berörda användare

• Manuell notifiering av ändrat dokument

o Om Adam vill att Bertil skall läsa igenom hans ändrade dokument kan Adam skicka en länk till dokumentet, men inte dokumentet självt – Därmed minskar belastningen på epostsystemet avsevärt och det skapas inga kopior av dokumentet som senare skulle kunna misstolkas som den aktuella versionen.

• Stöd för Checka ut/checka in vid editering av dokument

o När ett gemensamt dokument skall uppdateras kan användaren checka ut detta först (kan tvingas fram av systemet om så önskas); detta kommer då leda till att det blir två versioner av dokumentet – ett som användaren uppdaterar, samt ett som övriga användare kan se, vilket då är den senaste publika versionen. När användaren är klar med sin editering publicerar hon dokumentet som då blir synligt för övriga användare.

o Två personer som skall gemensamt modifiera ett dokument kan turas om att checka ut dokumentet och sedan editera olika utkast – när båda är nöjd så publiceras dokumentet. Allt ligger hela tiden i SharePoints dokumentbibliotek – inget sparas i lokal disk eller i Outlook (men kan sparas tillfälligt lokalt om så önskas, t ex då man vill använda en bärbar dator som tas ut från kontoret).

• Fullt stöd för återtagande av raderade dokument.

o När en användare av misstag raderat ett dokument kan de själva återta det via webbsidans papperskorg (ungefär som man återtar raderade brev i Outlook).

o Finns en versionshistorik och speciella metadata för dokumentet så återställs även dessa.

• Fullt stöd för ”arbetsflöden” (även kallat ”Workflows”) som startar när något händer

o Ex: När en offert läggs upp och får Status = Aktuell så skickas epost till säljchefen

o Ex: När Offert blivit 25 dagar gammal skickas ett brev till offertansvarige med en påminnelse om att det nu är 5 dagar kvar till offerten går ut.

o När en ny medarbetares anställningskontrakt läggs upp i SharePoint startar ett program som lägger upp ett konto i nätverket, skapar en e-post adress och ger behörigheter i rätt grupper och platser på nätverket.