BeatriceHusman

Genvägar är bra att använda om du t.ex. får ett mail med en bifogad fil som du vill spara ned i ett dokumentbibliotek i SharePoint. Eller om du tex ska skicka ett dokument som en bifogad fil till en person utanför företaget. Det finns ingen begränsning för antal genvägar. Att lägga upp en genväg är en engångsföreteelse, när du väl lagt upp den kommer den alltid att ligga kvar. Du kan nå genvägen ifrån alla Office relaterade program. Alla dessa ikoner som ligger i Spara som fönstret är såkallade Genvägar.

För att lägga till en genväg till ett specifikt dokumentbibliotek gör du på följande sätt:

• Öppna Intranätet och surfa in till det dokumentbibliotek som du vill skapa en genväg till
• Öppna upp ett nytt Word dok från dokumentbiblioteket genom att klicka på pilen bredvid Nytt och välj Word

• När Word väl öppnats klickar på Office knappen (Word 2007) eller Arkiv (Word 2003) och välj spara som
• Ett Spara som fönster öppnas nu och du ser att ditt dokumentbibliotek automatisk blivit valt som spara ner plats.

• För att lägga till genvägen till just denna plats ställer du dig med muspekaren i fältet till vänster (i samma fält som det står Den här datorn), vart som helst, och högerklicka och välj Lägg till….
• Du ser nu att en ikon med en genväg till detta dokumentbibliotek dykt upp, detta var både första och sista gången som du behövde lägga upp den. Den kommer nu alltid att finnas där.
• Gör nu på samma sätt för alla andra platser på Intranätet som du vill lägga upp en snabb genväg till. Detta för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna spara ner dokument på rätt plats.
• Eftersom genvägarna till dokumentbiblioteken ofta får liknande namn kan det vara klokt att döpa om genvägarna genom att ställa dig med muspekaren på genvägen, högerklicka och välja Byt namn (Rename).
• Om du har många genvägar och stora ikoner i detta fält skulle jag rekommendera att du högerklickar med muspekaren när du står i fältet och väljer Små ikoner.
• När du är nöjd med genvägen som du lagt upp ska du stänga ner Spara som fönstret. Detta gör du genom att klicka på Avbryt eftersom syftet inte vara att spara ner ett dokument utan endast att lägga upp en genväg. Stäng sedan ned Word dokumentet utan att spara. Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek.

Genvägar i Win Vista kallas även för Favoritlänkar och kan se ut på följande sätt:

För att lägga till en genväg till ett specifikt dokumentbibliotek gör du på följande sätt:

• Öppna Intranätet och surfa in till det dokumentbibliotek som du vill skapa en genväg till
• Öppna upp ett nytt Word dok från dokumentbiblioteket genom att klicka på pilen bredvid Nytt och välj Word

• När Word väl öppnats klickar du på Office knappen (Word 2007) eller Arkiv (Word 2003) och klicka vidare på Spara som
• Ett Spara som fönster öppnas nu och du ser att ditt dokumentbibliotek automatisk blivit valt som spara ner plats.

• Adressen till denna plats finner du högst upp i fönstret. I detta fall är adressen .......
• För att lägga till genvägen till just denna plats ska vi dra mappen ner till Favoritlänkar. Ställ dig med muspekaren på mapp ikonen som i detta fall finns framför texten Nätverk. Dra nu mappen ner till Favoritlänkar och släpp den när det står Skapa en länk i Länkar.

• Eftersom genvägarna till dokumentbiblioteken ofta får liknande namn kan det vara klokt att döpa om genvägarna genom att ställa dig med muspekaren på genvägen, högerklicka och välja Byt namn (Rename).
• När du är nöjd med genvägen som du lagt upp ska du stänga ner Spara som fönstret. Detta gör du genom att klicka på Avbryt eftersom syftet inte vara att spara ner ett dokument utan endast att lägga upp en genväg. Stäng sedan ned Word dokumentet utan att spara. Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek.
• Gör på samma sätt för alla andra platser på Intranätet som du vill lägga upp en snabb genväg till. Detta för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna spara ner dokument på rätt plats.

Att samla bilder under ett bildbibliotek kan vara intressant i flera sammanhang. Om en avdelning på ett företag har en egen webbplats kan det vara bra att samla profilbilder på alla som tillhör denna avdelning under bildbiblioteket. Under en projektarbetstyta kan det vara intressant att samla bilder som har tagits under projektets gång. Konferenser och events brukar vanligtvis få sig en egen webbplats, under bildbiblioteket samlar vi då alla bilder som tagits under dagens allvar samt även bilderna från kvällens fest.

I och med att bilderna ligger i SharePoint kan alla komma åt dem. Du blir inte beroende av vart du sitter, utan kommer till exempel även åt bilderna om du sitter hemma. När du ger varje bild specifika egenskaper, så som filnamn och beskrivning, blir dem sökbara. De som har särskilda behörigheter på webbplatsen, till exempel designer, kan även lägga till eller ta bort kolumner och därmed öka eller minska egenskaperna för bilderna.

När bilderna väl ligger under bildbiblioteket har vi speciella funktioner såsom bildspel, vi kan hämta och spara ner bilder på vår dator, vi kan även redigera bilderna med grafikprogram (Microsoft Office Picture Manager) som är kompatibla med SharePoint 2007.

Att tänka på är att bilderna måste vara sparade i ett format som är kompatibelt med webbklienten. Exempel på sådana format är JPEG och GIF.

Ett tips är att inte överföra bilder med orginalstorlek. Om du har Office 2007 installerat på din dator kan du i samband med överföringen av dina bilder till SharePoint 2007 eller i efterhand ändra storlek på bilderna med hjälp av grafikprogram (tex MS Office Picture Manager). Om du inte har Office 2007 installerat måste du ändra storleken på bilderna innan du överför dem. Det finns ett jätte bra program som går att ladda ner gratis, det heter Irfan View. Med hjälp av detta program kan du snabbt ändra storlek på ett flertal bilder samtidigt samt ändra format, det finns även andra smidiga finesser. Jag kommer förklara detta program i ett eget blogginlägg.

När du väl lagt till bilder i ett bildbibliotek kan du välja att visa en av dessa bilder på tex första sidan av din projektarbetsyta med hjälp av en webbdel som heter Bild. Då varje bild som blir sparad får en egen URL adress, lägger du upp en länk till den bilden som du vill visa på första sidan.

Jag tänkte nu börja med att gå igenom hur du överför bilder till ditt bildbibliotek. Sedan tänkte jag visa hur du kan länka till en av dessa bilder på första sidan med hjälp av webbdelen Bild.

Överför bilder till bildbiblioteket

1. Börja med att gå in till ditt bildbibliotek, väl här klickar du på Upload (Överför) och sedan Upload Multiple Pictures (Överför flera bilder)

2. Du kommer nu in i ett grafikprogram, om du har Office 2007 installerat på din dator, i mitt fall MS Office Picture Manager. Du måste nu i ett första skede lägga upp en genväg till den plats där du har dina bilder sparade. Detta kan uppfattas som lite klurigt, speciellt då du inte ser dina bilder när du hämtar genvägen. Du måste alltså i förväg veta exakt vart dina bilder finns sparade. Börja med att klicka på Lägg till genväg till bild i den vänstra menyn

3. Leta nu upp den plats där du har sparade bilder, i mitt fall vet jag att jag har bilder sparade under en mapp som heter Majsan. Som ni ser visas inga bilder i detta skede. När du hittat rätt plats klickar du på Lägg till.

4. Nu kommer du tillbaka till MS Office Picture Manager och ser nu även dina bilder. Markera dem bilder som du vill ladda upp, markera alla genom att klicka på Ctrl A, eller markera bara ett urval genom att hålla ner Ctrl tangenten samtidigt som du klickar på dem bilder du vill överföra. Innan du överför bilderna ska vi ändra storlek på dem, som jag sa tidigare vill vi inte ha dem i orginalstorlek. För att ändra storlek klickar vi nu på Redigera bilder.. (som den röda pilen pekar på).

5. Klicka sedan på Ändra storlek, mitt förslag är att du nu väljer Fördefinierad bredd och höjd, och här väljer E-post - stor. Då får bilderna ganska bra storlek.

6. När du nu ändrat storlek måste du för att ändringarna ska sparas klicka på OK, som du märker blir OK nu gråmarkerad.

7. Nu har du gjort alla viktiga steg och för att överföra bilderna till bildbiblioteket klickar du nu på Överför och stäng. Detta kan ta några sekunder. Klicka sedan på länken "Go back to bildbibliotek"

8. Du ska nu se dina bilder i ditt bibliotek

9. Om du nu vill ändra egenskaperna för din bild, såsom namn och beskrivning, klickar du direkt på din bild. Klicka sedan på Edit Item (Redigera Objekt)

10. Fyll nu i namn, titel, datum som bilden togs, beskrivning mm. Allt som du fyller i gör att bilder blir lättare att söka fram. När du fyllt klart klickar du på OK 

11. Gör nu likadant med dina andra bilder. Om du vill ändra namnet snabbt på alla bilder kan du växla till vyn Explorer View (Utforskarvy) som du hittar längst till höger. Klicka på pilen bredvid All pictures (Alla bilder) och välj Explorer View (Utforskarvy).

12. Klicka sedan på namnet på bilden lite sakta 2 ggr och ändra till vad du vill. Ändra sedan tillbaka till vyn All Pictures (Alla bilder).

13. Väl tillbaka i vyn All Pictures (Alla bilder) kan du under Actions (Åtgärder) se vilka speciella funktioner som finns att välja. Till exempel Bildspel, ta bort en bild, sända en bild med E-post. Om du väljer Edit (Redigera) så kommer du tillbaka in i ditt grafikprogram och kan då till exempel ändra storlek. Dock måste du ha Office 2007 installerat. Kom ihåg att först bocka för en bild innan du väljer att du ska editera den.

Visa en bild på förstasidan med hjälp av webbdelen Bild

Det är ganska trevligt att ha en bild på första sidan på den gemensamma arbetsytan. För att få en bild måste du först lägga till en webbdel som heter Image Web Part (Bild) på den gemensamma arbetsytan. Bilden som du vill visa måste vara sparad under Bildbiblioteket. Det som webbdelen gör är att den länkar till den bild som du vill visa. Det är nu du kommer förstå varför det är viktigt att bilderna blivit ned skalade till en bra storlek.

1. Om inte webbdelen Image Web part (Bild) redan finns på din gemensamma arbetsyta börjar du med att lägga till den. Här krävs det att du har en viss typ av behörighet. Långt upp till höger på första sidan för arbetsytan har du något som heter Site Actions (Webbplatsåtgärder). Om du inte har behörigheten att lägga till webbdelar ser du heller inte Site Actions (Webbplatsåtgärder). Du får då be en person med högre behörighet att lägga till denna webbdel åt dig.

2. Klicka på Site Actions (Webbplatsåtgärder) och välj Edit Page(Redigera Sida).

3. Du har nu öppnat upp redigerar läget för denna sida, du får upp bland annat något som heter Right (höger) och Left (vänster). Det representerar de två webbdelszoner för denna sidmall som arbetsytan är uppbyggd av. I varje Zon kan vi lägga till och ta bort webbdelar (en mer ingående förklaring till webbdelar kommer i ett separat blogginlägg). Du vill nu lägga till en specifik webbdel under den högra zonen och väljer därför att klicka på Add a Web Part (Lägg till en webbdel).

4. Du kommer nu in i ett webbdelsgalleri, med en massa olika webbdelar att välja mellan. Du ska leta upp den webbdel som heter Image Web Part (Bild). Bocka för den och klicka sedan på Add (Lägg till)

5. Du ser nu att din nya webbdel lagts till under den högra zonen. Du ser även att det står en förklaring i webbdelen för hur du ska gå tillväga om du vill lägga upp en länk till en bild.

6. Nu när du lagt till webbdelen ska du stänga ner redigeringsläget som du har öppet. Detta gör du genom att klicka på Exit Edit Mode (Avsluta redigeringsläge) som du hittar snett upp till höger ovanför den högra webbdels zonen.

7. Nästa steg är nu att gå in i bildbiblioteket och kopiera länken till den bilden som du vill visa. När du gått in i bildbiblioteket:

• klickar du på den bild som du valt, du kommer då in i fönstret som visar bildens egenskaper
• högerklicka sedan på bilden och välj Copy Shortcut

8. Gå sedan tillbaka till första sidan för din gemensamma arbetsyta där du precis lade till webbdelen. I webbdelen klickar du på länken Open the tool pane (öppnar du verktygsfönstret). 

9. Du får nu upp ett verktygsfönster till höger för denna webbdel.

10. Under Image Link (Bildlänk) klickar du på den blåa lilla rutan

11. Ta bort http:// och klistra in länken från bilden som du precis kopierade. Ett tips är att ta bort den första delen i länken, ända fram till /SiteDirectory.... Genom att ta bort den första delen kommer visningen av bilden inte att bli beroende av vart du sitter. Om vi till exempel skulle säga att du sitter på det interna nätet på jobbet när du lägger till bilden är det inte säkert att du kan se bilden när du går in på den gemensamma arbetsytan hemifrån. Detta då länken till bilden är knuten till det interna nätet. Då vi tar bort den första delen i länken slipper vi detta problem. Klicka sedan på OK

12. Klicka nu längst ned i verktygsfönstret på Apply (Använd), om länken funkar ska du nu se din bild i webbdelen.

13. Klicka sedan på OK i verktygsfönstret. Du kommer nu ut ur redigeringsläget. I och med att du lade till en bild blev intrycket av sidan mycket trevligare.

14. Du kan enkelt gå in och ändra bildlänken, om du till exempel vill lägga upp en länk till en helt annan bild. Du kan även ändra andra småsaker som att ta bort rubriken för bilden mm genom att klicka på den lilla pilen i webbdelen och välja Modify Shared Web Part (Ändra delad webbdel).

15. Nu öppnas verktygsfönstret till höger för denna webbdel och för att klistra in en annan länk gör du precis som vi gjort i stegen här ovan. Testa även att se vilka andra alternativ som finns för denna webbdel genom att klicka runt. För att ta bort rubriken klickar du på Appearance (Utseende), under Chrome Type väljer du None (Ingen).

16. När du är färdig klickar du på OK. Du kommer nu se din bild utan rubrik, vilket enligt mig ser mycket bättre ut.

Det finns ett stort antal listor i SharePoint. All information i SharePoint sparas nämligen som en lista, vilket i sig sparas i en SQL databas. Dokument- och bildbibliotek är exempel på speciella typer av listor. Jag stöter ofta på användare som tycker att det är förvirrande att ett bibliotek även är en lista. Visningen av dina dokument i ditt dokumentbibliotek är dock precis som en lista. Listan kan sedan delas in i andra listor med till exempel olika vyer.

Förutom dokument- och bildbibliotek finns det många andra färdiga listor, för till exempel uppgifter, kontaktregister, kalender. Dessa listor är redan färdigbyggda med specifika kolumner som dem tror sig att ni behöver. Kontaktlistan har kolumner som namn, telefon, företag osv. Du kan koppla denna lista till din kontaktlista i Outlook. Uppgiftslistan har kolumner som prioritet, tilldelat osv. Den listan är perfekt att använda vid projekt. Projektansvarig skriver listan, och tilldelar olika personer uppgifter. Dessa personer får då ett mail som säger att dem fått en uppgift tilldelat sig.

Ibland händer det dock att ingen av dessa listor passar just ditt behov. Du kan då välja att bygga en helt ny lista och själv välja hur många kolumner listan ska innehålla samt vad dem ska heta. Har du ett Excelark som du brukar använda och som du nu istället vill ha som en lista i SharePoint? För att du ska slippa bygga denna lista i SharePoint kan du välja att importera den från Excel, och automatisk får du rätt kolumner i listan.

Jag tänkte nu gå igenom hur du:

• plockar fram befintliga listor
• bygger en helt egen lista samt
• importerar en lista ifrån Excel.

Plocka fram befintliga listor så att de blir synbara

Jag har nu gått in på min webbplats och ser därmed följande listor i snabbstart fältet till vänster:

Den listan som jag är mest intresserad av är dock kontaktlistan. Därför vill jag att denna lista ska vara synbar för alla som går in på denna webbplats. För att få den att bli synbar måste jag göra följande:

1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll, som du hittar strax ovanför snabbstart

2. Väl här letar du upp den lista som du vill visa på snabbstart, i mitt fall listan kontakter

3. För att kunna välja att den ska visas måste vi gå in på listan och sedan på listans inställningar. Vi går in på listan genom att klicka på Kontakter

4. Nu när vi kommit in på listan klickar vi på Inställningar och Inställningar för Lista

5. Under Allmänna inställningar klickar vi på Rubrik, beskrivning och navigering

6. Väl här står det i fältet Navigering, Vill du visa denna/detta lista i Snabbstart? kryssa i Ja. Om du vill ändra namn på listan kan du även göra det här. Klicka sedan på Spara

7. Vi kommer nu tillbaka till Inställningar för den här listan

8. Det allra snabbaste sättet att komma tillbaka till webbplatsen är att använda det vi kallar för senilsnöre, eller brödsmuletext. I detta snöre kan vi följa alla steg vi har vandrat för att vara där vi är just nu. I mitt fall gick jag först in på förstasidan på mitt Intranät (Home), sedan gick jag in på webbplatsen Avdelningar och därefter gick jag in på avdelningen Administration. Därefter har jag gått in på listan Kontakter och sedan Inställningar för denna lista:

9. För att komma tillbaka klickar jag nu på Administration

10. Vi kan nu se att min lista Kontakter ligger med i Snabbstart fältet:

Bygg en helt egen lista

Om du vill bygga en helt egen lista från början, med egna kolumner, kan du enkelt göra det. Ett tips är att först fundera igenom vad det är för typ av lista du vill ha och vad den ska innehålla. Det kan hända att det redan finns en lista som täcker ditt behov och då kan det vara enklare att bygga om denna befintliga lista.

1. När du är inne på din webbplats klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll som du finner ovanför snabbstart fältet till vänster

2. Klicka sedan på Skapa som du finner precis under texten Allt webbplatsinnehåll

3. Du kommer nu in till Skapa fönstret. Här kan du välja att skapa olika typer av listor, diskussionstavlor, undersökningar mm. Som du ser är det indelat i olika kolumner beroende på vad det är för typ, Bibliotek, Kommunikation, Uppföljning, Anpassade listor, Webbsidor.

4 Du ska nu skapa en helt egen lista, där du sedan ska skapa dina kolumner själv. Därför väljer vi nu under kolumnen Anpassade listor, Anpassad lista. Klicka på den.

5. Ett Nytt fönster dyker upp, här fyller du i namnet på din lista samt eventuellt en beskrivning och om den ska synas i snabbstart fältet. Klicka sedan på Skapa.

6. Den enda kolumnen som finns i listan som du skapade heter Rubrik. Därför måste du nu själv skapa dina kolumner som passar in på din lista.

7. Skapa kolumner gör du genom att klicka på Inställningar och Skapa kolumn

8. När du skapar en kolumn är det viktigt att du funderar ut vad kolumnen ska innehålla. Det finns nämligen olika typer av kolumner, till exempel kolumner som endast ska innehålla text, eller om kolumnen ska innehålla datum. Ge kolumnen ett namn och bocka för det val som passar din kolumn bäst. Jag kommer till exempel skapa en kolumn som heter Inköpsdatum och som informationstyp väljer jag Datum och tid.

Vidare kan du nu välja om du vill kräva att denna kolumn innehåller information. Det innebär att dem som ska lägga in något i denna lista måste fylla i information under denna kolumn, annars kommer dem inte kunna gå vidare. Då jag valde att detta var en Datumkolumn får jag nu ett val ifall jag endast vill att det ska stå ett datum i denna kolumn eller om det både ska stå datum och tid. Under Standardvärde får jag sedan frågan om SharePoint automatiskt ska plocka dagens datum eller om jag vill fylla i ett datum själv bockar jag för (Inget). Lägg till i standardvy innebär att Kolumnen kommer synas under den vy som är satt till standardvy för denna lista. När du fyllt i alla alternativ klickar du på OK. Du ser nu din kolumn i din lista. Gör på samma sätt för att skapa resten av de kolumner som denna lista ska innehålla.

9. Vill du döpa om en kolumn eller ändra en inställning för kolumnen klickar du på Inställningar och Inställningar för Lista

10. Under Kolumner finner du kolumnerna i din lista. Klicka på den kolumn som du vill ändra.

11. Jag klickar på Rubrik då jag vill ändra namnet till Namn på Inventarie

12. När du är färdig klickar du på OK.

13. Använd sedan senilsnöret för att komma tillbaka till din lista. Klicka på listans namn.

Importera en lista ifrån Excel

Om du har en lista i Excel som du vill använda i SharePoint kan du importera denna lista. Du importerar då både kolumnerna samt innehållet i listan.

1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll som du finner ovanför snabbstart fältet till vänster inne på din webbplats

2. Klicka sedan på Skapa och under Anpassade listor klickar du på Importera kalkylblad

3. Fyll i namnet på din lista och en beskrivning. Klicka sedan på Browse för att hämta din Excellista.

4. Hitta din fil, markera den och klicka på Open

5. Klicka sedan på Importera

6. Du kommer nu in till din Excelfil och får även upp ett fönster Import to Windows SharePoint Services list. Om du vill importera hela din lista använder du Range Type: Table Range och under Select Range klickar du på rullgardinen, den föreslår då hela din tabell under fliken Sheet1. Eftersom du vill importera hela tabellen väljer du det som föreslås. Du ser då även att hela din tabell markeras. Klicka sedan på Importera.

7. Du kommer nu direkt in i din nya lista som du skapat och ser att den fått exakt samma kolumner samt innehåll som din lista/tabell i Excel.

När du importerar listan följer även informationstypen för kolumnen med. Till exempel kolumnen Inköpsdatum var en Datum kolumn i Excel och blev en Datum och Tid kolumn i SharePoint. Vill du komplettera listan med ytterligare kolumner gör du precis som jag förklarar under Bygg en helt egen lista här ovanför.

Ofta upplever jag att användaren kan ha svårt att se fördelen med att gå över till SharePoint som dokumenthanteringssystem, i förhållande till att fortsätta använda den vanliga filservern. De är extremt vana med sitt sätt att jobba då de har jobbat på detta sätt i flera år. Strukturen med mappar är något de känner sig bekväma med och de vet vart allt finns. Eftersom en hel avdelning vanligtvis arbetar med samma mappar så vet de även vart sina närmaste kollegor lägger upp nya dokument. En kollega till mig skrev enligt mitt tycke ett jätte bra underlag som förklarar skillnaden mellan SharePoint och en filserver, jag tänkte därför dela med mig av utdrag från detta underlag. Jag vill med detta inlägg att användaren ska få en djupare förståelse till varför det är positivt att använda SharePoint som dokumenthanteringssystem.

Nackdelar med att använda filservern som dokumenthantering

Det vanliga sättet att arbeta med dokument, t ex Word och Excel-filer, är att spara dem på en lokal hårddisk (C:) eller på gemensam hårddisk (S:) . Konsekvensen av detta är följande:

1. Filnamnet måste beskriva vad som finns i dokumentet, t ex ”Budget_2008_Utkast_3.XLS”

2. Organisationen av filer sker med mappar (foldrar), t ex: ”S:\Projekt\Ekonomi\2007\budget”

Det fungerar bra så länge det är ett begränsat antal dokument och användare. Det finns dock ett flertal begränsningar med detta arbetssätt:

• Ingen enhetlig namnsättning av dokument

o Det är upp till varje användare att döpa sina filer själv; därför finns ingen konsekvent namnstandard

o Det blir ibland väldigt svårt att förstå vad en fil innehåller utan att öppna den

• Ingen styrning av var filer skall sparas

o Många sparar på sin lokala C: disk och därmed blir det omöjligt för andra att se filen. Dessutom kan all information förloras om den lokala disken kraschar eller en bärbar dator förloras.

o Väldigt svårt för andra än originalförfattaren att hitta till rätt folder.

o Samma fil kan sparas på flera ställen just för att det är svårt se var ursprungsfilen finns, med andra ord blir flera kopior utspridda och förvirring kan uppstå angående vilken som är den mest aktuella.

• Ingen versionshistorik för filer

o Användare löser detta genom att hitta på nya filnamn där versionshistoriken antyds i filnamnet, tex: ”Offert_Volvo_v1.doc” . Dessutom har varje användare sin logik för att antyda versionen, vilket gör det väldigt svårt för någon annan att förstå vilken den senaste versionen är.

o Används samma filnamn så skrivs originalinformationen över – man förlorar därmed historiken för detta dokument

• Inget sätt att informera andra om uppdateringar av dokument

o När användare Adam uppdaterar ett dokument som även Anna och Cecilia använder så förutsätts Adam informera de berörda användarna om uppdateringen, vanligen via e-post.

o Enklaste sättet att informera andra om en uppdatering är att skicka dokumentet som bifogad fil i ett e-postmeddelande till de andra. Detta belastar användarnas Outlook och fyller till *** upp deras brevlåda till maxgränsen. Dessutom finns då risken att dokumentet sparar ner på flera ställen.

• Inget effektivt sätt att jobba gemensamt

o När två användare skall samarbeta om att ta fram eller uppdatera ett dokument så gör de vanligen så här:

1. Användare Adam skapar dokumentet och mailar det till Bertil

2. Bertil sparar en lokal kopia; editerar den och skickar tillbaka nya versionen (nr 2) till Adam.

3. Adam läser version 2, ändrar ev något och skickar över version 3 till Bertil igen

4. Detta håller på tills Adam och Bertil är nöjda. Bara på stegen ovan har 3 olika versioner skapats och de är alla lagrade i Outlook, samt troligen också i lokala disken = Det är en stor risk att fel version utnyttjas senare, samt att Outlook lagrar temporära utkast av detta dokument som inte längre behövs och borde städas bort.

• Inget enkelt sätt att återskapa dokument som raderats av misstag

o Användaren måste be administratören återskapa dokumentet – detta fungerar bara om det gått ett dygn mellan det att dokumentet skapades, respektive raderades för annars finns det inte med på backuprutinerna (körs 1 g/dygn)

• Inget enkelt stöd för att automatisera processer

o T ex: Om en kundbokning kommer in som ett dokument så får inte bokningsansvarige någon notis om detta. Ett annat alternativ är att när det gått 30 dagar sedan en offert skickades ut så måste säljaren själv hålla reda på att offerten blivit utgången

Några fördelar med dokumenthantering i SharePoint

• Dokument kan fortfarande döpas fritt, men nu finns möjlighet att beskriva dokumentet med så kallade ”metadata”, dvs egenskaper hos dokumentet

o Ex: Du kan skapa en budget som får namnet ”Budget.XLS” och sedan används följande metadata för att beskriva dess innehåll:

§ Dokumenttyp = Budget

§ Enhet = Ekonomi

§ Status = Utkast

§ Period = 2008

§ Ansvarig = Adam Adamsson

o Alla dessa metadata kan användas för att söka dokument; t ex du skulle kunna leta fram alla dokument där ”Dokumenttyp = Budget”, oavsett vilken enhet det tillhör.

• Dokument som lagras i SharePoint visas upp med hjälp av vyer

o En vy är en definition av exakt vilka dokument/filer som skall visas upp och hur. Nya vyer kan lätt skapas av användaren själv. Med vyn kan du styra exakt vilka metadata som du vill se, sorteringsordningen, filtrera på metadata eller dokumentnamn etc.

§ Ex: Du kan välja att endast se ”Dokumenttyp = Budget” där ”Status = Aktuell”

§ Ex: Visa alla personers tidrapporter och gruppera på veckonr; summera sedan varje persons totala antalet timmar.

• Fullt stöd för versionshistorik

o Tillåter en behörig medarbetare att se, kopiera och återta en viss version

o Gör du ett misstag i den aktuella versionen kan du lätt återta en tidigare version, detta innebär även att ingen katastrof uppstår om du råkar spara över ett annat dokument.

• Automatisk notifiering till berörda användare vid en modifiering

o Om ett dokument förändras, skapas eller raderas kan systemet skicka e-post till berörda användare

• Manuell notifiering av ändrat dokument

o Om Adam vill att Bertil skall läsa igenom hans ändrade dokument kan Adam skicka en länk till dokumentet, men inte dokumentet självt – Därmed minskar belastningen på epostsystemet avsevärt och det skapas inga kopior av dokumentet som senare skulle kunna misstolkas som den aktuella versionen.

• Stöd för Checka ut/checka in vid editering av dokument

o När ett gemensamt dokument skall uppdateras kan användaren checka ut detta först (kan tvingas fram av systemet om så önskas); detta kommer då leda till att det blir två versioner av dokumentet – ett som användaren uppdaterar, samt ett som övriga användare kan se, vilket då är den senaste publika versionen. När användaren är klar med sin editering publicerar hon dokumentet som då blir synligt för övriga användare.

o Två personer som skall gemensamt modifiera ett dokument kan turas om att checka ut dokumentet och sedan editera olika utkast – när båda är nöjd så publiceras dokumentet. Allt ligger hela tiden i SharePoints dokumentbibliotek – inget sparas i lokal disk eller i Outlook (men kan sparas tillfälligt lokalt om så önskas, t ex då man vill använda en bärbar dator som tas ut från kontoret).

• Fullt stöd för återtagande av raderade dokument.

o När en användare av misstag raderat ett dokument kan de själva återta det via webbsidans papperskorg (ungefär som man återtar raderade brev i Outlook).

o Finns en versionshistorik och speciella metadata för dokumentet så återställs även dessa.

• Fullt stöd för ”arbetsflöden” (även kallat ”Workflows”) som startar när något händer

o Ex: När en offert läggs upp och får Status = Aktuell så skickas epost till säljchefen

o Ex: När Offert blivit 25 dagar gammal skickas ett brev till offertansvarige med en påminnelse om att det nu är 5 dagar kvar till offerten går ut.

o När en ny medarbetares anställningskontrakt läggs upp i SharePoint startar ett program som lägger upp ett konto i nätverket, skapar en e-post adress och ger behörigheter i rätt grupper och platser på nätverket.

Jag ska nu beskriva två olika tillvägagångssätt för att lägga till befintliga dokument under dokumentbiblioteket i SharePoint. Det första ni ska göra är att gå till det dokumentbibliotek som ni vill lägga upp dokument under. Jag vill poängtera att ni inte flyttar dokumenten när ni överför dem till SharePoint. Ni kopierar dem och måste därför sedan ta bort dem ifrån ursprungsplatsen. När ett dokument väl överförts till SharePoint skall det endast finnas här, det vill säga inga kopior utspridda på filservrar eller personliga datorer (Orginalprincipen).

Att lägga till dokument med hjälp av knappen Överför (Upload)

I ditt dokumentbibliotek har du en knapp som heter Överför (Upload). Om du klickar på pilen bredvid namnet får du upp två alternativ, Överför Dokument (Upload Document) samt Överför flera dokument (Upload Multiple Documents).

Det första alternativet Överför Dokument används mestadels när du endast ska föra över ett dokument. Om du klickar på det alternativet kommer du till följande fönster:

Väl här klickar du på Bläddra, du kommer då in i ett Välj Fil fönster. Hitta och markera ditt dokument klicka sedan på Öppna:

Du kommer nu tillbaka till fönstret för att ladda upp dokument, klicka på Ok:

Om det finns specifika metadata/egenskaper som du ska märka ditt dokument med, kommer du nu komma in i ett fönster där du kan redigera dessa. Jag har i mitt dokumentbibliotek lagt till metadatan /egenskapen DokumentID, eftersom denna märkning inte är något som följer med orginaldokumentet när jag överför det måste jag fylla i detta i efterhand:

Du kan även i detta fält passa på att ändra Namnet på ditt dokument. När du fyllt i alla fält klickar du på Ok. Nu kommer du tillbaka till ditt dokumentbibliotek och ser ditt nya dokument liggandes här:

Att lägga till dokument med hjälp av knappen Överför Flera Dokument (Upload Multiple Documents)

Det andra alternativet, Överför Flera dokument (Uploade Multiple Documents), används oftast precis som namnet indikerar då du vill överföra ett flertal dokument samtidigt.

När du klickar på Överför Flera Dokument öppnas ett utforskarfönster:

Leta upp den mappen som innehåller dokument som du vill överföra, bocka för flera dokument. Om du vill bocka för alla dokument i mappen klickar du på den vita lilla ikonen bredvid Name:

Att tänka på är att du endast kan bocka för dokument under en mapp i taget och sedan överföra dem. Om du bockar för alla dokument under en mapp och sedan går in under en annan mapp kommer dina första avbockningar att försvinna. När du är redo att överföra de dokument som du bockat för klickar du på Ok. Du får nu upp en frågeruta, här svara du Ja.

Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek och ser dina dokument liggandes här

Om ditt dokumentbibliotek innhåller viss typ av metadata/egenskaper måste du nu gå in på vart och ett av dokumenten som du överfört och fylla i denna metadata/egenskaper. Detta gör du genom att ställa dig med muspekaren på dokumentnamnet, du får nu till höger upp en liten rullgardin som du kan klicka på. Välj Redigera egenskaper.

Följande fönster dyker upp:

Fyll i det som saknas och klicka sedan på Ok. Du kommer tillbaka till ditt dokumentbibliotek och borde nu se att metadatan/egenskaperna blivit ifyllda.

Ibland vill du dela med dig av ett dokumentet till en kollega, om dokumentet finns sparat i dokumentbiblioteket kan du maila en länk till dokumentet. I SharePoint arbetar vi efter den såkallade Orginalprincipen. Principen går ut på att det endast ska finnas ett orginal av ett dokument, med det menas att det inte ska finnas kopior utspridda. I vanliga fall när vi arbetar tillsammans med ett dokument mailar vi dokumentet som en bifogad fil. Risken finns då att denna bifogade fil sparas ner på separata datorer, och därmed har vi flera kopior utspridda. Det kan då vara svårt att veta vilket dokument som är det mest aktuella. När vi sparar ner ett dokument i SharePoint får detta dokument en egen URL adress, dvs. en egen Internet adress. Vi kan därför, när vi vill dela med oss av dokumentet, skicka en länk via mail.

• För att maila en länk går du in till ditt dokumentbibliotek, du ställer dig med muspekaren på dokumentnamnet och klickar på rullgardinen som dyker upp

• Välj Skicka till (Send To) och sedan Skicka en länk med e-post (E-mail a Link)

• Ett e-post fönster öppnas nu automatiskt och du ser länken i brevet:

• OBS! om dokumentnamnet innehåller å, ä eller ö fungerar inte länken, det ser du genom att länken blir bruten:

• Du kan då istället ställa dig med muspekaren på dokumentnamnet och högerklicka med musen. Välj Kopiera genväg (Copy Shortcut)

• Gå sedan in till din e-post och öppna upp ett nytt mail. Klistra nu in genvägen som du kopierade i textfältet. Du ser nu att hela länken blir understruken.

Tips! Om du vill maila flera länkar i ett e-post meddelande Kopierar du genvägen till vart och ett av de dokument som du vill maila som en länk och klistrar in alla dessa i samma meddelandefönster.

Att maila en länk funkar endast internt, dvs. till personer som har tillgång till ert Intranät. Om du vill maila ett dokument till en person som sitter extern måste du skicka dokumentet som en bifogad fil. Du gör då på följande sätt:

• Gå in till ditt dokumentbibliotek. Öppna upp det dokument som du vill maila som en bifogad fil.
• Klicka på Office knappen inne på ditt dokument och välj Skicka och sedan E-post
• Ett meddelandefönster öppnas automatiskt och dokumentet kommer nu upp som en bifogad fil.

Om du redan öppnat ett e-postmeddelande och i efterhand inser att du vill bifoga en fil som ligger i SharePoint under ett dokumentbibliotek, kan du enkelt göra detta om du lagt upp genvägen till detta dokumentbibliotek (för att lägga upp en genväg, se mitt inlägg om detta). Du väljer då Bifoga Fil i ditt meddelandefönster och pekar sedan ut den plats och det dokument som du vill bifoga.